Frage:
Was sind Methoden zur Durchführung effizienter Besprechungen?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
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Welche Methoden gibt es, um sinnvolle effektive Besprechungen zu koordinieren? Effektiv ist definiert als prägnant, dem Umfang folgend, mit getroffenen Entscheidungen usw. verlassen.

Von allen Meetings, die wir als Unternehmen durchführen, scheinen sie ineffizient zu sein und keine Richtung zu haben.

In unseren Meetings ging es kürzlich um Prozessmanagement und die Verfolgung unserer Unternehmensziele: Erhöhung der abrechnungsfähigen Stunden, Steigerung der Rentabilität der Webentwicklung usw.

Und natürlich sind es unsere Meetings ironischerweise betitelte Effizienztreffen.

Das Wichtigste an Besprechungen: Halten Sie sie kurz. Die Produktivität wird folgen.
Drei antworten:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
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Jeff Atwood entwirft in einem kürzlich veröffentlichten Blogbeitrag einige einfache Richtlinien:

  1. Kein Meeting sollte jemals länger sein als eine Stunde unter Todesstrafe.

    Die erste und wichtigste Einschränkung bei einem Meeting ist die wertvollste vorstellbare Ressource in jedem Unternehmen: die Zeit. Wenn Sie in etwa einer Stunde nicht zu Ihrem Meeting passen, stimmt etwas zutiefst nicht, und Sie sollten dies zuerst beheben. Entweder sind zu viele Personen beteiligt, der Umfang des Meetings ist zu breit, oder es ist allgemein ein Mangel an Fokus erforderlich, um das Meeting auf Kurs zu halten. Ich fordere jeden auf, sich an alles zu erinnern, was in einem mehrstündigen Meeting passiert. Wenn alles andere fehlschlägt, halten Sie es bitte kurz!

  2. Jedes Meeting sollte ein klar definiertes Leitbild haben.

    Was ist das? Leitbild Ihres Treffens? Können Sie den Zweck Ihres Meetings in einem kurzen Satz definieren? Ich zögere, eine "Tagesordnung" und "Tagesordnungspunkte" zu empfehlen, da das Wort "Tagesordnung" eine riesige, langwierige Liste von Dingen impliziert, die abgedeckt werden müssen. Stellen Sie einfach sicher, dass der Zweck des Meetings für alle klar ist. Der Rest kümmert sich um sich selbst.

  3. Machen Sie Ihre Hausaufgaben vor dem Meeting.

    Da Ihr Meeting klar definiert ist Jeder, der an dem Meeting teilnimmt, weiß im Voraus, worüber er sprechen und was er teilen muss, und hat es bereit, bevor er den Raum betritt. Richtig? So können wir das Meeting auf eine Stunde reduzieren. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben nicht gemacht haben, sollten Sie nicht an der Besprechung teilnehmen. Wenn niemand seine Hausaufgaben gemacht hat, sollte das Meeting abgesagt werden.

  4. Machen Sie es optional.

    "Obligatorische" Besprechungen sind eine Ausrede. Jeder in der Besprechung sollte dort sein, weil er dort sein möchte oder weil er dort sein muss. Eine sichere Möglichkeit, sich für ein Meeting zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, alle optional zu machen. Stellen Sie sich vor, Sie halten ein Meeting ab, an dem die Leute eigentlich teilnehmen wollten, weil es… nützlich war. Oder interessant. Oder unterhaltsam. Machen Sie es jetzt möglich!

  5. Fassen Sie die Aufgaben am Ende des Meetings zusammen.

    Wenn Ihr Meeting nie stattgefunden hat, Was wären die Konsequenzen? Wenn die ehrliche Antwort darauf fast nichts ist, dann hat Ihr Meeting vielleicht keinen Grund zu existieren. Jedes wirklich produktive Meeting führt dazu, dass Dinge als direktes Ergebnis der in diesem Meeting getroffenen Entscheidungen passieren. Als verantwortungsbewusster Besprechungsteilnehmer sind Sie dafür verantwortlich, zu verfolgen, was Sie tun müssen - und jeder im Raum kann dies beweisen, indem er seine Aufgabenliste zum Nutzen aller zusammenfasst, bevor er die Besprechung verlässt.

  6. ol>

Ich begann zu erkennen, wie wichtig prägnante Besprechungen sind, als wir anfingen, täglich Stand-ups bei der Arbeit zu machen. In der Regel sind Stand-Ups zeitgesteuert und die einfache Tatsache, dass Sie stehen, anstatt bequem in Ihrem Saibling zu sitzen, ist ein zusätzlicher Anreiz, präzise zu sein und keine Zeit in müßigen Gesprächen zu verschwenden, wenn auch nur, um so schnell wie möglich durchzukommen. Natürlich wäre es nicht für jeden vernünftig, während eines längeren Meetings aufzustehen, aber zumindest sollte der Sprecher dies tun.

Ich persönlich finde die meisten Meetings ziemlich langweilig. Ich bin ein Hardcore-Entwickler mit wenig Interesse an den nicht technischen Aspekten des Jobs und finde es ziemlich schwierig, Meetings zu verfolgen und an anderen teilzunehmen, die etwas anderes als Code beinhalten. Bei einem früheren Auftritt hatte der Manager die äußerst kontraproduktive Idee, dass wir alle in alles involviert sein sollten, und fast jede Woche musste ich sitzen und Mist hören, für den ich wenig Verständnis hatte und für den ich absolut kein Feedback geben konnte. Es war eine völlige Zeitverschwendung für alle, die bald zu einem kleinen Aufstand führte. Ich weiß, dass ihre Absichten gut waren, aber es gibt absolut keinen Grund, Leute in ein Meeting einzubeziehen, wenn sie nichts Wertvolles zu bieten haben.

Bei meinem aktuellen Hauptauftritt arbeite ich per Telearbeit und stehe daher vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um Meetings geht. Ich kann nur über Skype teilnehmen, und bei Besprechungen mit mehr als ein paar Personen fordere ich alle (außer dem Sprecher) auf, fast alle fünf Minuten die Klappe zu halten. Leerlaufgeschwätz, das Sie möglicherweise nicht einmal bemerken, wenn Sie sich im Raum befinden, wird zu einem verwirrenden lauten Summen, wenn Sie weit weg sind und keine visuellen Hinweise wie die Körpersprache haben, die Ihrem Gehirn helfen, sich auf ein Gespräch zu konzentrieren oder es vollständig zu ignorieren. Zum Beispiel fällt es mir manchmal ziemlich schwer, Sarkasmus zu unterscheiden, der mehr als einmal zu unangenehmen Momenten führt.

Die Lösung war einfach genug, Dokumentation. Wenn ich vor dem Meeting eine klare Agenda habe und mich daran halte, kann ich mich auf das konzentrieren, was wichtig ist, und alles, was nicht wichtig ist, vollständig auslaufen lassen. Eine Zusammenfassung der Aufgaben (Atwoods letzter Punkt) ist ebenfalls äußerst hilfreich, da ich sie zu einem späteren Zeitpunkt durchgehen und sehen kann, ob ich etwas Wichtiges verpasst habe, sagte, während das Summen etwas lauter als gewöhnlich war oder während der wenigen Sekunden, in denen das Netzwerk oder Skype aktiv war.

Sie sollten Ihre Bedenken gegenüber dem Management oder demjenigen, der für die Einrichtung der Besprechungen in Ihrem Unternehmen verantwortlich ist, zur Sprache bringen. "Effizienz" -Treffen können entweder produktiv oder eine reine Zeitverschwendung sein. Ich glaube nicht, dass es einen Mittelweg gibt, da sie von Natur aus langweilig sind und (die meisten) Menschen, wenn sie nicht engagiert sind, einfach aufgeben und sie als Arbeitspause behandeln. Wenn (wenn) das passiert, muss man sich schnell darum kümmern, bevor es außer Kontrolle gerät.

Der Punkt "Make it optional" hat mich einfach umgehauen.
Yannis 'Antwort ist ausgezeichnet. Das einzige, was ich hinzufügen würde, wenn Ihre Kultur dies zulassen würde, ist, eine Kiste an die Tür zu stellen, damit jeder seine Smartphones beim Betreten "überprüfen" und beim Verlassen abholen kann.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
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  • Setzen Sie sich ein klares Ziel und erreichen Sie es. Wenn die Besprechung lange dauert, weil Sie feststellen, dass weitere Diskussionen erforderlich sind, planen Sie eine Nachverfolgung.
  • Wenn Sie feststellen, dass Ihre Besprechungsziele nicht erreicht werden, finden Sie heraus, warum und beheben Sie diese. Wenn Sie den Grund dafür finden, dass es bei der Besprechung nicht um etwas Wichtiges geht, brechen Sie die Besprechung ab. Sie wären überrascht, wie viele Personen diesen Ansatz hören und sagen würden: "Aber wir haben Hatten wir schon immer dieses Meeting? Können wir das tun?! "
  • Suchen Sie nach effektiveren Möglichkeiten, um Dinge zu erledigen, als durch Meetings (können Sie Gespräche mit Entscheidungsträgern direkt führen, ohne wichtige Stimmen von der Entscheidung auszuschließen; können Sie senden Informationen per E-Mail, anstatt die Arbeit zu beenden und alle zusammenzubringen, nur um Informationen zu verbreiten.
  • Je mehr Pomp und Umstände Sie in Bezug auf Besprechungen haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie bei The beten Änderung des Meetings (und der Personen, die das Meeting leiten), als sinnvolle Arbeit zu erledigen.
  • Wie alles sollte ein Meeting als Form der Kommunikation und Zusammenarbeit ausgewählt werden, da es das beste Werkzeug für einen bestimmten Job ist. Auf die gleiche Weise würden Sie eine Lösung für ein Geschäftsproblem wählen, n Nicht, weil Besprechungen "das sind, was wir tun".

Hier ist auch eine Liste von 5 praktischen Alternativen zu Besprechungen, die häufig den Zweck erfüllen können Besprechungen, ohne so viel Zeit und Personal für die Organisation verbrauchen zu müssen.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
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Das Beste, was ich weiß, um ein Meeting zu verbessern, ist, eine Agenda zu erstellen, zu veröffentlichen und einzuhalten.

Eine klar geschriebene Tagesordnung, die das Ziel oder die Ziele des Meetings enthält, stellt sicher, dass die Person, die das Meeting leitet, die Zeit investiert hat, die für die Vorbereitung des Meetings erforderlich ist. Es lässt auch alle wissen, was stattfinden soll. Dies kann sogar das Aufzeichnen von Notizen vereinfachen, da Sie hauptsächlich Aktionselemente und Entscheidungen aufzeichnen.



Diese Fragen und Antworten wurden automatisch aus der englischen Sprache übersetzt.Der ursprüngliche Inhalt ist auf stackexchange verfügbar. Wir danken ihm für die cc by-sa 3.0-Lizenz, unter der er vertrieben wird.
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