Wir haben die gleiche Situation, und wo die Reise aus (Forschungs-) Mitteln stammt, besteht immer die Versuchung, Geld zu sparen, indem Sie Ihre eigenen Buchungen organisieren. Unsere Richtlinien gelten hauptsächlich für Flugpreise, da unser Zugnetz für Reisen von Stadt zu Stadt unpraktisch ist. Die Gründe, die wir (zu Recht oder zu Unrecht) haben, sind:

• Wir erhalten insgesamt einen Rabatt von unseren Reisebüros sowie von einzelnen Unternehmen wie Fluggesellschaften und Hotelketten. Natürlich wird dieser Rabatt nicht anteilig an die Teams zurücküberwiesen, die das Geld ausgegeben haben, aber das ist ein anderes Problem.

• In der Vergangenheit hatten wir Leute, die dies getan haben geblasene Teamprojekt- / Programmbudgets durch nicht autorisierte Ausgaben für Reisen. Zu Recht oder zu Unrecht soll die Richtlinie Konfrontationen über diese Art von Problemen vermeiden.

• Wir haben einen internen Stundensatz, der Gemeinkosten enthält. Einsparungen bei Kurzstreckenreisen rechtfertigen selbst die Investition von 20 Minuten Personalzeit in Bezug auf die Opportunitätskosten selten. Ebenso kann es teurer sein, wenn ihre Zeit für das Forschungsprojekt zurückgerechnet wird.

• Menschen können die Freiheit zum persönlichen Vorteil nutzen (Sonderangebote, Punkte für Vielreisende, Auswahl) von Upgrades, der Unterstützung von Freunden, dem Kauf von Tickets für andere) und den damit verbundenen Problemen im Zusammenhang mit der Transparenz / Prüfung von öffentlichen (oder Aktionärs-) Geldern

• kann es in einigen Ländern steuerliche Auswirkungen geben, abhängig von die Regeln für die Arbeitsweise der Mitarbeiter.

• für größere Unternehmen unterschätzen Sie nicht die Arbeitsbelastung, die mit der Bearbeitung der Hunderte von Spesenabrechnungen und Tausenden von Belegen verbunden ist, und stellen Sie sicher, dass diese gespeichert und zur Prüfung abgelegt werden

• Mitarbeiter lesen nicht immer das Kleingedruckte zu "Budget" -Deals, und Sie können feststellen, dass die Kosten ziemlich schnell steigen

und der wichtigste (IMHO)

• Eine einzige, pauschale Richtlinie, die ausnahmslos alle Reisen abdeckt, ist billiger und einfacher einzurichten, zu prüfen, zu überwachen, durchzusetzen und zu ändern.

Wenn Sie jemals an der Festlegung oder Durchsetzung von Organisationsrichtlinien beteiligt waren, wissen Sie, wie viel Zeit diese Diskussionen (und deren Eskalation) eine Organisation kosten können, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Es kann eine Reihe von Gründen geben, aber die drei wichtigsten (die mir bekannt sind) sind:

1. Das Reisebüro hat mit der Organisation einen Vertrag über ermäßigte Preise abgeschlossen in Bezug auf Rabatte oder andere finanzielle Überlegungen; d.h. die Agentur bietet finanzielle Anreize für die Buchung weiterer Reisen mit ihnen. (Teil dieses Vertrags.)

2. Überlegungen zur Rechnungslegung - Das Reisebüro sammelt Finanzdaten.

3. In öffentlichen Einrichtungen gibt es dort Es besteht häufig auch ein erheblicher Druck, sicherzustellen, dass alle Finanztransaktionen im Rahmen von Vertrags- und Ausschreibungsverfahren erfolgen, um die Rechenschaftspflicht für öffentliche Mittel sicherzustellen. (Ja, manchmal bedeutet das, dass der ausgegebene Dollarbetrag höher ist, und ja, von einem strengen Dollarbetrag macht es oft keinen Sinn - aber das PR-Fiasko, das häufig auftritt, wenn jemand öffentliche Gelder für außervertragliche Ausgaben durch den Bruder eines Bruders ausgibt Unternehmen usw. usw. werden häufig als weitaus höhere Kosten angesehen als Ausgaben im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung, die häufig mehr kosten.)

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In der Reisebranche werden die ausgehandelten Preise zum größten Teil von der Anzahl der Reisen und Buchungen bestimmt. Dies umfasst Hotelzimmerübernachtungen, Luftsegmente, Mietwagen usw.

Im Unternehmensbereich bietet die Verpflichtung gegenüber einer einzelnen Agentur häufig mehrere Vorteile:

1. Eine zentralisierte und standardisierte Kauf- und Genehmigungsprozess für Reisen.
2. Einfacher Zugriff auf den Aufenthaltsort eines Mitarbeiters während seiner Reise.
3. Reduzierte Preise für die meisten, wenn nicht alle Ihrer Reisebedürfnisse.
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In Ihrem Fall können Sie möglicherweise Reisearrangements billiger finden und vornehmen als Ihre Unternehmensagentur. Ihr Unternehmen verliert jedoch die Vorteile und die Fähigkeit, bessere Preise auszuhandeln, da es nicht leicht feststellen kann, wie viele Luftsegmente, Mietwagen und Hotelnächte Sie in der Vergangenheit genutzt haben.

Es ist kurzfristig Verlust (jetzt teurer), hat aber einen langfristigen Gewinn (später weniger teuer) für das Unternehmen oder die Organisation.

Sie haben möglicherweise nicht das Gefühl, dass andere Mitarbeiter die besten Angebote wie Sie vergleichen. Bei komplexeren Reisen können sie den Mitarbeitern möglicherweise Zeit sparen, indem sie verschiedene Übernachtungs- und Transportorte zusammenstellen.

Ein einziger Ort kann Zahlungen erleichtern und konsolidierte Berichte über alle Reisekosten erhalten.

Schließlich kann jemand Bonuspunkte und Freifahrten erhalten.

Obwohl ich den Punkt Ihrer Frage sehe und selbst ähnliche Erfahrungen gemacht habe, ist ein Grund, den ich für eine solche Vereinbarung noch nicht erwähnt habe, dass das Reisebüro Sie auf Reisen unterstützen kann. Ich werde dies anhand einiger meiner eigenen Erfahrungen veranschaulichen.

Zweimal hatte ich auf Reisen Probleme mit der Autovermietung, eine davon für Geschäftsreisen, die andere für Privatreisen:

• Bei dem Arbeitsvorfall stellte ich bei meiner Ankunft in meiner Zielstadt fest, dass die Autovermietung, bei der ich eine Reservierung hatte, an diesem Ort keine Geschäfte mehr tätigte. Ein ziemlich kurzer Anruf bei der Nach-Stunden-Nummer des Reisebüros und ich hatte die Gebühren von der ursprünglichen Agentur rückgängig gemacht und eine neue Reservierung bei einer anderen Firma, die dort Geschäfte machte, und ich musste mir keine Sorgen um einen Preisunterschied machen p>

• Für den persönlichen Vorfall hatte ich meine eigenen Vorkehrungen getroffen. Mein Flug hatte Verspätung und ich kam erst spät in der Nacht an. Die Agentur, bei der ich eine Reservierung hatte, hatte für den Abend geschlossen. Ich musste dann diese Agentur anrufen, um die Reservierung zu stornieren und eine Rückerstattung meiner Anzahlung zu beantragen. Dann war ich einer anderen Autovermietung ausgeliefert, sowohl was die verfügbaren Fahrzeuge als auch den Preis anbelangt, den ich zahlen müsste.

Weil vor langer Zeit, als jeder seine eigenen buchen durfte, die Aufmerksamkeit auf die Kostensenkung gerichtet wurde (möglicherweise aufgrund eines Abschwungs oder des Einflusses von Lean und 6-Sigma). Jemand hat eine übersichtliche Präsentation mit Diagrammen und Grafiken zusammengestellt, die beweist, dass durch das Auslagern von Reisevorbereitungen Geld und Zeit gespart werden. Es wurde voll und ganz angenommen und niemand blickt zurück ... außer dem gelegentlichen Reisenden wie Ihnen, der ein bisschen gegraben und die Wahrheit gefunden hat.

Während es anfangs wahrscheinlich einige Zeit und Geld gespart hat, haben sich diese Vorteile im Laufe der Zeit schmerzlich verschlechtert und funktionieren jetzt ungefähr so ​​effizient wie die TSA oder das Marine Corps. Niemand hat überprüft, ob das System noch Geld spart oder nicht. Es ist jetzt der Status Quo und es ist wahrscheinlich gefährlich, ihn herauszufordern. Wenn Sie jedoch fragen, werden Sie wahrscheinlich die Antwort hören: "Wir müssen größere Fische braten."