Warum sprechen Sie nicht mit Ihrem Manager und fragen sich, wie Sie auf E-Mails antworten sollen? Ihr Manager erhält mindestens so viele E-Mails wie Sie, und Ihrem Manager geht es gut. Ich weiß nicht, was Sie tun, aber 90% meiner E-Mails benötigen höchstens 5 Minuten meiner Zeit.

Nehmen Sie eine dieser E-Mails, für deren Beantwortung Sie 15 bis 20 Minuten benötigen Manager schauen Sie es sich an und fragen Sie Ihren Manager, wie lange Ihr Manager gebraucht hätte, um zu antworten. Das Gleiche gilt für jede Ihrer E-Mails, die eine Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Sie verschwenden wahrscheinlich viel zu viel Zeit damit, Kommunikationsmittel zu erstellen, die einmal gelesen und weggeworfen werden sollen.

Wie können Sie auch vermeiden, auf E-Mails zu antworten [oder zu verzögern], ohne sich darüber zu beschweren?

Ihre Hauptschwierigkeit ist derzeit die Zeit, die Sie zum Erstellen von E-Mails benötigen.

Bis Sie diesen Teil Ihres Workflows auflösen, werden Sie immer verzögert oder nicht beantwortet.

Wie wichtig ist das Erscheinungsbild von E-Mails?

Die Leute kümmern sich in den meisten Fällen nicht um die Feinheiten Ihrer E-Mail.

Wenn ich jemandem eine zeitkritische Frage stelle, ist es mir wichtiger, dass ich schnell eine Antwort bekomme als später eine nette Antwort . Oft ist es für Mitarbeiter schwierig, sich darauf einzustellen, wenn ihnen die Zeit ausgeht, wenn sie zum Manager befördert werden.

Ändert der Anwendungsfall für jeden die Zeit, die Sie verbringen sollten?

Manager Oft kann nicht dieselbe Zeit für E-Mails aufgewendet werden wie für einzelne Mitwirkende.

Betrachten Sie den Anwendungsfall der E-Mail, die Sie senden möchten. Ist es eine einfache Antwort an einen Mitarbeiter? Es muss nicht perfekt verarbeitet sein.

Geht es an das gesamte Managementteam Ihres Unternehmens? Vielleicht sollten Sie etwas Zeit damit verbringen.

Praktische Überlegungen

Üben Sie das Schreiben von E-Mails, aber verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit. Ich mache das manchmal. Oder auch mit Antworten hier. Ich möchte, dass es perfekt aussieht! Aber die Realität ist - niemand wird es Wort für Wort lesen. Die Leute könnten bestenfalls überfliegen. Oder lesen Sie es nicht.

Es ist also wichtig zu erkennen, dass Quantität in gewissem Sinne besser ist als Qualität. Ihre Aufgabe als Manager ist es, dass ein Team die Qualität übernimmt und Sie die Arbeit Ihres Teams (und anderer Teams) erleichtern.

Verwenden Sie das Telefon!

Wenn Ihre E-Mails konstant 20- 30 Minuten, um mit Informationen zu antworten, bedeutet, dass Sie Ihr Telefon abheben und jemanden anrufen sollten. Die Informationsübertragung in E-Mails ist wirklich ein schlechtes Medium.

Die anderen Antworten decken hervorragend ab, wie Sie (wahrscheinlich) Ihre E-Mail-Zeit verkürzen sollten und können.

Hier ist die Kehrseite: Wenn eine E-Mail wirklich zu Recht eine Stunde Zeit benötigt, um zu antworten, dann Was machst du in dieser Zeit? Denken, formulieren, recherchieren: Mit anderen Worten: Die E-Mail ist eine Aufgabe in voller Größe, die anscheinend jemand anderes Ihnen heute übertragen hat. Behandeln Sie sie so, als würde jemand außerhalb Ihres Teams Sie bitten, einen Code zu erstellen oder Entwurfsprüfung ...

"Ich denke, X oder Y funktionieren möglicherweise, aber ich habe keine Zeit, dies zu überprüfen. Planen Sie nächste Woche ein 1/1 mit mir, wenn Sie bis dahin Hilfe benötigen."

Oder an eine niedrigere Person delegieren. Dies ist genauso einfach wie eine Weiterleitung und ein CC mit dem Text "an John". Dies ist sowieso eine gute Praxis, da für alles, was Sie fragen, einer Ihrer direkten Berichte ein Backup sein sollte! Vermutlich sind sie weniger beschäftigt, und wenn nicht, können sie es einem Teamkollegen wiederholen.

Der erste Schritt besteht darin, diese E-Mails so zu organisieren, dass Sie sich auf die wichtigsten konzentrieren können. Ich erhalte täglich Hunderte von E-Mails und habe festgestellt, dass Outlook-Regeln am hilfreichsten sind. Zuerst hole ich alle automatisierten mit einem Regelwerk aus meinem Posteingang. Als nächstes sende ich alle E-Mails, in denen das Wort "Fehler" oder "Fehler" enthalten ist, an einen speziellen Ordner. In meinem Job sind diese wahrscheinlich die kritischsten, die ich zuerst betrachten muss. Als nächstes gibt es einige, die ich nach Kundenname oder Personenname filtere. Zum Beispiel kann es wichtig sein, dass Sie schnell auf alles reagieren, was vom CEO oder von Ihrem Chef oder bestimmten Abteilungsleitern kommt. Wenn Sie alle an einem Ort platzieren, ist es einfacher, sie in einem Meer von E-Mails zu finden.

Die meisten E-Mails sollten in weniger als fünf Minuten relativ einfach zu beantworten sein. Ich neige dazu, diese zu beantworten, während ich sie lese, und muss mich dann nicht mehr um sie kümmern. Alles, was länger dauert, um Nachforschungen anzustellen oder mit Menschen darüber zu sprechen, stelle ich auf meine tägliche Aufgabenliste und erreiche sie mit dem Rest meiner Arbeit in vorrangiger Reihenfolge. Als Manager sollten Sie viele der E-Mails für Ihre direkten Berichte delegieren, um Nachforschungen anzustellen und Ihnen zu antworten. Die einzigen Fragen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, um zu beantworten, dass Sie sich persönlich darum kümmern sollten, betreffen Managementprobleme, die Sie nicht mit Untergebenen teilen sollten (z. B. Eingaben darüber, wer bei einer bevorstehenden Umstrukturierung zu berücksichtigen ist oder wie Sie eine neue kaufen Das Unternehmen kann sich auf Ihre Abteilung oder das Budget des nächsten Jahres auswirken.

Überlegen Sie sich als Nächstes, warum das Beantworten Ihrer E-Mails so lange dauert. Ist es, weil Sie versuchen, die perfekte Antwort zu finden, oder weil Sie recherchieren müssen - und in diesem Fall ist es etwas, das Sie auf den ersten Blick wissen sollten, oder etwas, das wirklich ein neues Thema ist.

Möglicherweise müssen Sie die Informationen besser aufbewahren, wenn das Problem darin besteht, dass Sie keine Dinge wissen, die Sie wissen sollten. Holen Sie sich Ihre direkten Berichte, um Ihnen ausführliche Informationen zu ihren Aktivitäten zu geben, und machen Sie sich Notizen. Fügen Sie diese Notizen jedes Mal hinzu, wenn Sie eine E-Mail lesen oder eine Besprechung zu einem bestimmten Thema abhalten. Ein kurzer Blick auf diese Notizen soll Ihnen helfen, wenn Sie E-Mails von oben beantworten müssen.

Wenn das Problem darin besteht, dass Sie zu viel Zeit damit verbringen, perfekte Antworten zu erstellen, müssen Sie beurteilen, wie viele davon tatsächlich perfekte Antworten benötigen. Es gibt ein paar politisch kritische Themen, aber wahrscheinlich stören 95% der Zeit perfekt genug. Erfahren Sie, wie Sie die Perfektionierung einer Antwort nur für kritische Elemente speichern. Lernen Sie zu erkennen, dass zeitkritische Dinge wichtiger sind, um rechtzeitig zu antworten, als mit einer schön durchdachten und gut gestalteten Botschaft zu antworten.

Ich war in vielen Rollen tätig, in denen "Hunderte von E-Mails pro Tag" keine Seltenheit sind. Hier erfahren Sie, wie Sie dem einen Schritt voraus sein können. Kommunikation ist sehr wichtig, und als Manager ist "Ich verbringe 50% meiner Zeit mit Kommunikation" nicht unbedingt schlecht.

Priorisieren

E-Mail-Antworten funktionieren wie alle anderen. Sie müssen sie priorisieren und entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, auf sie zu antworten, und wenn ja, wie viel Zeit sie wert sind. Manchmal muss man rücksichtslos sein, und die Leute stellen oft Fragen, auf die sie verdammt gut die Antwort wissen. "Fahren Sie fort, wie Sie es für am besten halten" ist eine absolut gültige E-Mail-Antwort eines Managers.

Delegieren

Wenn eine Menge Analyse erforderlich ist, um zu antworten, ist dies dann wirklich eine Aufgabe, die jemand in Ihrem Team erledigen sollte? Sogar Prozessfragen oder ähnliches können davon profitieren, dass ein Teammitglied den ersten Riss macht - die Bearbeitung ist schneller als das Schreiben. Denken Sie auch daran, dass 50% der Kommunikationszeit nicht schlecht ist - möglicherweise müssen Ihre "anderen 8 Stunden Arbeit" besser delegiert werden.

Konsolidieren

Das ist ungewöhnlich Alle eingehenden E-Mails haben nichts miteinander zu tun. Ich bevorzuge es, wenn ich 5 Anfragen zu derselben Sache bekomme, diese in einen E-Mail-Thread zu packen. Es ist transparenter und hilft, all diese Leute auf die gleiche Seite zu bringen. Möglicherweise konsolidieren Sie all diese Analysen / Überlegungen nicht ausreichend in Dokumentation und Prozess, wenn immer noch alles in E-Mails geschieht. Sobald Sie etwas dokumentiert haben, kann Ihre Antwort auf eine Anfrage nur ein Wiki-Link sein.

Zusammenfassen

Niemand wird jemals eine E-Mail mit lesen mehr als 3 Absätze mit 3 Sätzen, und das drängt es. Seien Sie kurz, wenn es wirklich eine Seite wert ist, sollte es stattdessen Dokumentation sein.

Weniger schreiben. Ein Absatz benötigt eine zusätzliche Größenordnung der Zeit relativ zu einem Satz. Ich habe festgestellt, dass das Schreiben einer guten E-Mail bedeutet, dass ich an die Empfänger denke. Führen Sie einen Anruf, wenn Sie Ihre Gedanken zu einem bestimmten Thema mehr verbreiten müssen.