Frage:
E-Mail wurde möglicherweise zweimal gesendet - gibt es dafür eine Etikette-Konvention?
David
2016-03-16 19:02:21 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Nehmen wir für diese Frage an, ich müsste eine wichtige E-Mail an einen potenziellen Kunden senden. Aufgrund eines Problems mit meinem E-Mail-Client, das selten auftritt, befinden sich zwei Kopien der E-Mail in meinem Ordner "Gesendet" (sowohl dort als auch auf meinem Webmail-Client). Es sieht so aus, als ob die Nachricht zweimal gesendet wurde, obwohl ich mir da nicht 100% sicher bin, weil ich den Posteingang des Empfängers nicht sehen kann.

Ich frage mich, ob ich eine weitere E-Mail senden muss, um mich dafür zu entschuldigen oder wenn das nur mehr Lärm in den Posteingang dieser Person bringen würde. Gibt es hierfür eine Business / Workplace-Etikette-Konvention?

Kommentare sind nicht zum Chatten gedacht. Diese Konversation wurde [in den Chat verschoben] (http://chat.stackexchange.com/rooms/37130/discussion-on-question-by-david-email-may-have-sent-twice-is-there-an- Etikette). Ja, ich weiß, dass viele von ihnen lustig und einige hoch gewählt sind, aber nehmen Sie es bitte zum Chatten. Wir können keine zusätzlichen Kommentare in den Chat verschieben. Erwarten Sie daher, dass diese gelöscht werden, wenn es nicht darum geht, den Beitrag zu verbessern.
Sechs antworten:
#1
+123
John
2016-03-16 19:10:19 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Nein, lassen Sie es wie es ist.

Führen Sie in solchen Situationen eine schnelle Analyse des Nutzens durch, wenn Sie die Aktivität ausführen / nicht ausführen.

  • Vorteil: Klarheit der gesendeten E-Mails, sensibel für den Kunden
  • Nachteil: Mehr E-Mails im Posteingang, die sich zu sehr entschuldigen und möglicherweise nicht einmal vom Kunden empfangen wurden Doppelte E-Mails.

Dann kritisieren Sie die Vorteile:

  • Klarheit der E-Mails: Wenn ich zwei identische E-Mails gleichzeitig senden würde, würde ich davon ausgehen, dass dies der Fall ist ein IT-Fehler. Eine übermäßige Entschuldigung kann auch als selbstironisch, unprofessionell, nervig oder inkompetent empfunden werden, wenn dies nicht erforderlich ist.

Sie sollten dann in der Lage sein, ein vernünftiges Ergebnis zu erzielen, indem Sie die Vorteile und Verluste abwägen.

+1 speziell für die letzte Kugel. Sie verschwenden nicht nur die Zeit eines Menschen, etwas zu erklären, das nicht erklärt werden muss, sondern Sie lenken seine Aufmerksamkeit unnötig auf die Tatsache, dass * Sie * und nicht irgendein IT-Fehler einen kleinen Fehler gemacht haben.
Was ist auch, wenn die Entschuldigungsmail auch doppelt gesendet wird?
Ein weiterer Vorteil könnte darin bestehen, dem Empfänger den Aufwand für den Vergleich der beiden E-Mails zu ersparen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um eine lange, detaillierte Nachricht handelt, bei der der Empfänger möglicherweise zwei Versionen mit möglicherweise eindeutigen wichtigen Bits in einer der beiden Versionen erhalten hat.
#2
+122
gnasher729
2016-03-17 03:08:14 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Senden Sie dem Empfänger nur dann eine weitere E-Mail, wenn er sich Sorgen machen würde, z. B. eine E-Mail mit dem Titel "Vielen Dank für Ihre Bestellung, und wir werden Ihrem Konto 2.345 USD in Rechnung stellen" - wenn ich diese zweimal erhalten habe, habe ich Ich würde mir Sorgen machen, dass Sie mir zweimal eine Rechnung stellen könnten.

Ein sehr gültiger Punkt, wenn es so etwas Bestimmtes gibt, lohnt es sich, einfach zu gehen. "Entschuldigung, ich habe diese E-Mail versehentlich zweimal gesendet ... keine Sorge, Ihnen wird nur einmal eine Rechnung gestellt!" oder ähnliches
#3
+28
AndreiROM
2016-03-16 19:07:34 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ich würde mir darüber keine Sorgen machen. Sie werden klar erkennen, dass es sich um einen Fehler handelt, und einen von ihnen ignorieren.

Probleme würden nur auftreten, wenn einige subtile Details in einer dieser Nachrichten anders wären.

Ja, aber einige Leute werden zur Ablenkung getrieben sein und versuchen zu entscheiden, * welche * sie ignorieren sollen.
Ich würde sie vergleichen und auf die mit günstigeren Bedingungen antworten.
#4
+24
Dmitry Grigoryev
2016-03-16 22:17:07 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Solange Sie sicher sind, dass zwei von Ihnen gesendete E-Mails wörtliche Kopien sind, müssen Sie sich nicht entschuldigen. Dies passiert ziemlich oft und jede vernünftige Person sollte in der Lage sein, die doppelte E-Mail ziemlich schnell zu verwerfen, wenn sie nicht automatisch von ihrem Server oder Messenger verworfen wird. Sie verschwenden tatsächlich mehr Zeit Ihres Kunden, indem Sie ihm eine Entschuldigung schreiben.

Wenn die Möglichkeit besteht, dass zwei Nachrichten sogar geringfügig voneinander abweichen, sollten Sie ein Follow-up schreiben und angeben, welche Nachricht die richtige ist . Selbst ein kleiner Unterschied (wie das Hinzufügen von "RE:" zur Betreffzeile oder das Ändern der Signatur) kann verwirrend sein. Es ist noch schlimmer, wenn ein wichtiges Detail fehlt (Anhang, Genehmigungszeile), aber die Nachrichten ansonsten identisch aussehen.

Als Empfänger würde ich es vorziehen, eine Benachrichtigung zu erhalten, dass der Absender über den Fehler informiert war, damit ich mir keine Sorgen machen muss, dass es einen Unterschied zwischen den scheinbar identischen E-Mails gibt, die ich möglicherweise berücksichtigen muss.
@R .. Wenn Sie eine alternative Antwort haben, posten Sie diese bitte als Antwort. Derzeit schlägt keine der Antworten Ihren Ansatz vor, daher erscheint es sinnvoll, Ihre Antwort als Antwort hinzuzufügen.
@MichaelKjörling: Das ist in der Tat eine gute Idee. Erledigt.
Wenn die Nachricht zweimal gesendet würde, hätte jede der Nachrichten eine andere Nachrichten-ID und würde vom E-Mail-System niemals verworfen (für das System handelt es sich um unterschiedliche Nachrichten, deren Inhalt nicht analysiert wird).
#5
+13
R.. GitHub STOP HELPING ICE
2016-03-17 02:02:12 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Als Empfänger würde ich es vorziehen, eine Benachrichtigung zu erhalten, dass der Absender über den Fehler informiert war, damit ich mir keine Sorgen machen muss, dass es einen Unterschied zwischen den scheinbar identischen E-Mails gibt, die ich möglicherweise berücksichtigen muss. Etwas wie das Folgende wäre großartig:

Ein kurzes Heads-up: Meine Mail-Software hat Ihnen möglicherweise zwei Kopien dieser letzten E-Mail mit dem Titel [...] gesendet. Sie sollten identisch sein und Sie können einen von ihnen einfach ignorieren. Entschuldigen Sie das Rauschen.

Natürlich könnte es so angepasst werden, dass es je nach Empfänger weniger / lässiger ist.

+1, ich nehme an, es hängt vom Inhalt dieser genauen E-Mail ab, aber dies wäre meine bevorzugte Vorgehensweise für eine "wichtige" E-Mail, wenn ich der Empfänger wäre. Ansonsten verbringe ich Zeit damit, beide E-Mails zu lesen, um sicherzustellen, dass sie gleich sind.
Genau. In meinem Fall enthalten E-Mails häufig Patches, und ich würde mich fragen, ob sie den Patch nur versehentlich zweimal gesendet oder einen Fehler festgestellt, ihn behoben und erneut gesendet haben. :-P
Als Empfänger, der von Zeit zu Zeit doppelte Nachrichten erhält, habe ich ein Plugin, das doppelte Nachrichten automatisch verwirft. Dieser Ansatz benötigt auf beiden Seiten 0 Zeit, um den Fehler zu korrigieren, und ist außerdem zuverlässiger als die manuelle Überprüfung auf Unterschiede.
#6
-3
Matt Wilko
2016-03-17 17:04:27 UTC
view on stackexchange narkive permalink

(Wenn Sie Outlook oder einen E-Mail-Client verwenden, der das Abrufen von Nachrichten unterstützt)

Sie können die zweite Nachricht abrufen (Sie können auch eine hinzufügen Nachricht in der Art

Bitte entschuldigen Sie - ich habe diese Nachricht versehentlich zweimal gesendet. Sie können diese Kopie verwerfen.

Sie haben auch die Möglichkeit, es zu versuchen Um ungelesene Kopien der doppelten Nachricht zu löschen, sehen sie sie in einigen Fällen, wenn sie sie nicht gelesen haben, nicht einmal.

In anderen Fällen kann sie Ihre doppelte Nachricht ersetzen e -mail mit Ihrer Nachricht, sodass Sie in keinem dieser Szenarien eine dritte Nachricht erhalten, sondern nur Ihr Durcheinander aufräumen und erklären.

Dies vermeidet jegliche Verwirrung, da der Empfänger davon ausgehen könnte, dass es eine gibt Ein Unterschied zwischen ihnen und dem zweiten unterscheidet sich vom ersten.

Außerdem müssen Sie nicht lügen und sagen, dass der Server ihn zweimal gesendet haben muss, was möglicherweise jemanden dazu veranlasst, zu untersuchen, warum dies passiert ist.

Ich persönlich würde mich über eine dritte Entschuldigungs-E-Mail mehr ärgern und automatisch davon ausgehen, dass ein technisches Problem vorliegt oder dass es sich um einen Unfall handelt, wenn ich dieselbe E-Mail zweimal erhalten habe.
Das Abrufen einer versehentlich gesendeten E-Mail ist nach Möglichkeit eindeutig die beste Option. Sie erhalten sogar eine Rückmeldung, ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht!
"Die Rückruffunktion in Microsoft Outlook versucht, die Zustellung zu stoppen und optional eine E-Mail-Nachricht zu ersetzen, die Sie bereits an einen anderen Microsoft Exchange Server-Benutzer in Ihrer Organisation gesendet haben." - Dies ist hier eindeutig nicht der Fall. Keine Möglichkeit (zum Glück), eine an einen anderen Server gesendete Nachricht abzurufen, sobald sie empfangen wurde.
Das Abrufen von Nachrichten ** funktioniert nicht zuverlässig **. Wo ich arbeite, verwenden wir Outlook, und wenn jemand versucht, eine Nachricht abzurufen, sehe ich nur eine E-Mail, die besagt, dass er sie zurückrufen möchte. Ich lache immer darüber, es * lenkt die Aufmerksamkeit * auf die E-Mail, die sie zurückziehen wollten, ohne sie tatsächlich zurückzuziehen.


Diese Fragen und Antworten wurden automatisch aus der englischen Sprache übersetzt.Der ursprüngliche Inhalt ist auf stackexchange verfügbar. Wir danken ihm für die cc by-sa 3.0-Lizenz, unter der er vertrieben wird.
Loading...