Klingt so, als wäre es Zeit für "Reverse Delegation".

Das Management hat beschlossen, Jake ohne Rücksicht auf die Arbeitsbelastung gehen zu lassen.

Sie haben Ihre aktuellen Aufgaben und sind " Voll".

Fragen Sie nicht nach der Verwaltung, was Priorität hat. Sagen Sie es so:

Wenn Ihr Chef sagt "Yuropoor, ich möchte, dass Sie diese Aufgaben von Jakes Arbeitsbelastung übernehmen", antworten Sie so.

Sicher, Chef. Ich bin gerade voll. Ich kann das Widget-Projekt, das Canard-Projekt oder das Linkshänder-Projekt stoßen. Welches wird fallen gelassen, damit ich an Jakes Flapjack-Projekt mit Popcorngeschmack arbeiten kann?

Wenn der Chef zurückschiebt und sagt: "Sie sind alle wichtig", sagen Sie

Ich verstehe diesen Chef, und genau deshalb lasse ich Sie wissen, dass einer von ihnen gestoßen werden muss. Ich habe keine freie Zeit mehr. Welches soll ich fallen lassen?

Wenn er sich immer noch weigert, schreiben Sie eine E-Mail.

Hallo Chef, wie in unserer heutigen Diskussion auf dem Boden Ich bin besorgt über den Mangel an Ressourcen und unsere Fähigkeit, Projekte pünktlich abzuschließen. Da es bereits schwierig war, die Projekte abzuschließen, an denen ich arbeite, muss ich wissen, welches ich zugunsten der von Jake bearbeiteten Arbeitslast in den Hintergrund rücken sollte.

Dies war offensichtlich ein Problem schlechte Managemententscheidung und Sie müssen dafür sorgen, dass Sie aufgrund eines Sündenbocks nicht der nächste aus der Tür sind.

Schützen Sie sich mit einer solchen Papierspur, aktualisieren Sie dann Ihren Lebenslauf und suchen Sie woanders. Dies ist kein gesundes Arbeitsumfeld.

Sie können nur das tun, was Sie können. Denken Sie immer daran und töten Sie sich nicht, wenn Sie versuchen, mehr zu tun, als Sie können.

Da Ihr Chef zumindest vorerst nicht bereit ist, Ihre Prioritäten festzulegen, müssen Sie dies tun und lassen er weiß. Lassen Sie ihn wissen, woran Sie arbeiten und was aufgrund Ihrer Arbeit nicht erledigt wird.

Hallo Boss. Diese Woche werde ich an JakeTaskA, MyTaskL und JakeTaskU arbeiten. Das heißt, ich werde nicht an MyTaskB, MyTaskW, JakeTaskD oder MyTaskR arbeiten. Sie haben mich wissen lassen, dass alle drei Aufgaben, an denen ich arbeiten werde, sowie MyTaskB diese Woche fällig sind, und ich möchte Sie wissen lassen, dass MyTaskB nicht rechtzeitig erledigt wird. Wenn Sie es vorziehen, dass die späte Aufgabe eine der Aufgaben ist, an denen ich stattdessen gearbeitet habe, teilen Sie mir bitte mit, welche Aufgabe gelöscht werden soll, damit ich diese Woche an MyTaskB arbeiten kann.

Auch ich bin es Ich bin mit Jakes Aufgaben nicht wirklich vertraut. Wenn es also so aussieht, als würden sie länger dauern als Jake, würde ich JakeTaskA vor JakeTaskU priorisieren, und vielleicht wird nur eine davon erledigt. Ich werde Sie über den Status dieser neuen Aufgaben auf dem Laufenden halten.

Mit anderen Worten, einige Arbeiten werden nicht erledigt. Sie lassen den Chef wissen, was Sie erwarten und was Sie wissen, wird nicht erledigt. Der Chef kann diese ändern, verschiedene Aufgaben auswählen, um Prioritäten zu setzen, aber es wird immer noch nur so viel Arbeit erledigt, wie Sie tun können.

Und, wie ein Kommentator erwähnt hat, stellen Sie sicher, dass Sie den Chef darüber informieren E-Mail, nicht nur mündlich.

Sie haben Ihren Manager gebeten, Ihnen im theoretischen Fall Prioritäten zu setzen, und er hat Ihnen "alles" gesagt. Natürlich; Das sagen sie immer.

Sie sollten mit der Arbeit an der neuen Arbeitslast beginnen. Es hört sich so an, als hätten Sie jetzt zwei Workloads, von denen eines "Licht anhalten" und eines "zukünftige Entwicklung" ist. In der Regel erledigen Sie die Arbeit "Lass das Licht an" (Jakes alte Arbeit), wenn sie erledigt werden muss, und verwenden dann den Rest Ihrer Zeit für die "zukünftige Entwicklung", wie Sie können. Dies bedeutet, dass die zukünftige Entwicklung im Allgemeinen die niedrigere Priorität erhält.

Wenn Sie dann sehen, wie sich dies auf Ihre andere Arbeitslast auswirkt, halten Sie Ihren Manager auf dem Laufenden. Sie machen deutlich, wie viel sich verzögert, wenn Sie eine Idee für konkrete Zahlen haben. Sie sagen:

Aufgrund meiner Arbeit an [diesen Dingen von Jakes] wird sich die Aufgabe [neue Entwicklungsaufgabe] um [n Tage] verzögern, und andere Aufgaben in diesem Bereich werden ähnlich sein als Folgefolge um die gleichen [n Tage] zurückgedrängt.

Dann kann Ihr Manager Prioritäten neu setzen oder Ihnen sagen, dass Sie einen Teil Ihrer Jake-Arbeit wieder auf Bob verlagern sollen. oder was auch immer, um auszugleichen. Konkretere Details und direktere Dringlichkeit erleichtern dem Manager dies immer. Es gibt ihnen auch mehr Munition, um zu ihrem Chef zu gehen und um Priorisierung und / oder Änderungen zu bitten. Es fällt ihnen schwer, zum Chef zu gehen und zu sagen: "Yuropoor wird überarbeitet, können wir Prioritäten setzen?", viel einfacher zu sagen: "Yuropoor kann aufgrund ihrer Arbeitsbelastung keine wichtigen X-Aufgaben ausführen. Bitte sagen Sie mir, wie ich dies priorisieren soll."

Das Wichtigste ist, offen zu sein, zu viel zu kommunizieren und dies nicht durch ein paar zusätzliche Stunden zu verbergen - arbeiten Sie Ihre normalen Stunden ( was auch immer das sind).

Setzen Sie Ihrem Chef klare Grenzen und entstauben Sie Ihren Lebenslauf.

Ein einfaches "Das ist zu viel, Sie werden am Ende Bob und mich ersetzen, wenn dies so bleibt" kann lange dauern Weg.

Wenn dies nicht der Fall ist, finden Sie einen neuen, vernünftigeren Manager.

Arbeiten Sie nicht härter als Sie bezahlt haben. Wenn Ihr Manager erwartet, dass Sie mehr Stunden arbeiten oder mehr arbeiten, um die gleichen Fristen einzuhalten, sollte er damit rechnen, dass Sie mehr bezahlen.

Wenn alles wichtig ist, fragen Sie nach der Dringlichkeit. Wenn dies dasselbe ist, kaufen Sie einige Würfel.

Es ist wichtig, jeweils eine Sache zu tun (siehe Lean):

Stellen Sie sich vor, Sie haben 5 Aufgaben, die jeweils eine Minute dauern . Stellen Sie sich vor, dass beim Umschalten kein Overhead entsteht. Wenn Sie also A, B, C, D und E ausführen, dauert es 5 Minuten, bis alle ausgeführt sind. Wenn Sie weiter wechseln, z. ABCDEABCDEABCDEABCDE dann dauert es auch 5 Minuten. Im ersten Fall können Sie jedoch A nach 1 Minute, B nach 2 Minuten usw. versenden. Wenn Sie jedoch den zweiten Fall ausführen, versenden Sie alle nach etwa 5 Minuten. Dies ist im Durchschnitt doppelt so lang.

Es wird schlimmer. Die Kosten für das Umschalten sind ungleich Null. Wenn Sie zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen, sind Sie in der Regel zu 80% effizient, sodass zwei einminütige Aufgaben zweieinhalb Minuten dauern. Wenn Sie 5 Aufgaben gleichzeitig erledigen, sind Sie weniger als 50% effizient. Daher sinkt der Durchsatz von 1 pro Minute auf ½ pro Minute, und die durchschnittliche Zeit bis zur Fertigstellung bewegt sich von 2½ Minuten auf 10 Minuten.

Also, was ist zu tun? Seien Sie ehrlich mit dem Management, wenn Sie Fortschritte zeigen und vorhersagen, geben Sie Ihr Bestes und lassen Sie die Schuld fallen.

Wenn Sie aufgefordert werden, das Beste zu tun, sagen Sie ihnen, dass Sie dies bereits tun.

Das nächste Mal Kunde / Aufgabe liegt in Ihrer Verantwortung, die Warteschlange liegt in der Verantwortung Ihres Managers.

War dort. Das Management ist der Ansicht, dass die Nichterfüllung von Aufgaben durch 4 Personen in 160 Stunden pro Woche durch 3 Personen gleichzeitig aufgeteilt werden kann. Das ist Wahnsinn.

Wird von Ihnen erwartet, dass Sie Überstunden machen? Erhalten Sie Überstundenvergütung?

Wenn Ihr Manager Ihnen bei der Priorisierung nicht hilft, müssen Sie sich auf das festlegen, was Sie in einer Woche erreichen (Sie legen die Prioritäten für Ihre Arbeit fest). Etwas in der Art von "Boss, diese Woche kann ich dies und das und das erledigen. Ich werde mit den Aufgaben von Jake beginnen, nachdem ich diese erledigt habe". Wenn Sie einen Pushback erhalten (werden Sie), brauchen Sie eine offene Diskussion mit Ihrem Chef über Erwartungen und Ressourcen. Wenn alles erledigt ist, ist es Zeit, Ihren Lebenslauf zu aktualisieren.

Ihr Manager ist unvernünftig. Wenn Sie fragen, wie die umstrukturierte Arbeitsbelastung priorisiert werden soll und er Ihnen keine Antwort gibt, haben Sie das Recht, zurückzudrängen. Halten Sie sich an die Tatsache, dass Ihr Team eine erhebliche Anzahl von Stunden verliert und daher weniger Arbeit erledigt wird. Es ist nicht wirklich klar, wie er dagegen argumentieren kann, wenn er dazu gedrängt wird. Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht weiterkommen, haben Sie einige Möglichkeiten:

(a) Machen Sie sich keine Sorgen und tun Sie einfach, was Sie können, und priorisieren Sie nach Belieben. Du bist in einer ziemlich vertretbaren Position. (Andere haben erwähnt, dass sie eine Papierspur führen, E-Mails verwenden usw.)

(b) Sprechen Sie mit einer höheren Person (oder drohen Sie zumindest damit). Beachten Sie, dass es riskant sein kann, über einen Vorgesetzten hinauszugehen.

(c) Suchen Sie nach einem anderen Job. Das klingt nicht nach einer großartigen Situation und es ist fast nie eine gute Idee, für einen armen Manager zu arbeiten.

Persönlich würde ich wahrscheinlich (a) kurzfristig und (c) langfristig tun.

Ich erwarte Antworten darauf, dass mein Chef Prioritäten setzt - das habe ich getan, und es ist im Grunde genommen "alles ist wichtig".

Natürlich tun Sie das, denn das ist die richtige Antwort !

Vielleicht muss der Manager verwaltet werden - ich hatte einmal einen, der ...

Anstatt ihn zu fragen, F: "Was ist die höchste Priorität?" (A: "Sie sind alle!") Bitten Sie ihn, die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität zu ordnen.

Senden Sie ihm eine E-Mail mit einer Liste von Aufgaben, möglicherweise sogar in einem Excel-Dokument, in der Reihenfolge wie Sie denken, dass sie priorisiert werden sollten. (Setzen Sie keine Zahlen daneben, sonst erhalten Sie eine Liste mit "1" zurück.)

Sagen Sie dann etwas wie

Hi Ray,

Ich weiß, dass die Aufgaben alle sehr wichtig sind. Hier ist mein aktueller Plan für die Reihenfolge, in der ich daran arbeiten werde. Könnten Sie diese Liste neu anordnen, wenn eine der Aufgaben dringender ist als die darüber liegenden?

Wenn Sie wirklich wollten, könnten Sie Schätzungen neben jede setzen, um ihm diese zusätzlichen Informationen zu geben.

Dann arbeiten Sie einfach an den Aufgaben gemäß Ihrer Liste, bis er sich bei Ihnen meldet.

Die Visualisierung Ihrer Arbeitslast kann einen großen Beitrag zur Erklärung Ihrer Situation leisten. Suchen Sie nach einigen Youtubes / Büchern über Kanban und erstellen Sie ein Kanban-Brett hinter Ihrem Schreibtisch, an Ihrer Wand oder wo auch immer.

Machen Sie sich Postit-Notizen für alle anstehenden Aufgaben und fügen Sie sie alle in die NOTWENDIGKEIT ein Säule. Wenn Sie ins Büro kommen, nehmen Sie die, an denen Sie an diesem Tag arbeiten möchten, und verschieben Sie sie in die Spalte DOING. Wenn Sie fertig sind, verschieben Sie sie nach FERTIG.

Markieren Sie die Daten, an denen Sie sie von Spalte zu Spalte verschieben, auf dem Postit, damit Sie später zurückgehen und sagen können: "Dieser Artikel hat 3 Tage gedauert". Zeigen Sie Ihrem Chef am Ende jeder Woche, welche Arbeit Sie erledigt haben.

Dann ist das Gespräch real, nicht hypothetisch, Sie haben Dokumentation, Sie sind transparent und ehrlich.

Dadurch kann Ihr Chef auch sehen, was Ihrer Meinung nach der nächste Gegenstand ist, und vielleicht kann er ihn ändern? Es hilft Ihnen auch dabei, Ihre laufenden Arbeiten einzuschränken, um sicherzustellen, dass Sie Aufgaben erledigen, anstatt zu viele gleichzeitig zu starten.

Sobald Sie sie eingerichtet haben, ist dies ziemlich einfach. Ich denke, es wird helfen, ein konstruktiveres Gespräch zu führen.

Ich erwarte Antworten darauf, dass mein Chef Prioritäten setzen soll - das habe ich getan, und es ist im Grunde genommen "alles ist wichtig".

Sie haben entweder die falsche Frage gestellt (oder sie formuliert) schlecht), oder Ihr Chef versteht nicht, was Priorisierung bedeutet. Der Antwort "Alles ist wichtig" sollte entgegengewirkt werden mit "dass ich verstehe; an welcher Aufgabe soll ich zuerst arbeiten?" Wenn Sie wissen, woran Sie zuerst arbeiten müssen, fragen Sie, woran Sie als zweites arbeiten sollen. Der dritte, vierte usw. Behalten Sie diese Liste. Wenn Ihr Chef eine neue Aufgabe hat, fragen Sie, wo sie in diese Liste aufgenommen werden soll.

Wenn Sie diese Liste haben, schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Chef, wenn Sie erwarten, dass jede Aufgabe erledigt ist. Kommunizieren Sie weiter mit Ihrem Chef. Informieren Sie ihn, wenn eine Aufgabe länger (oder kürzer) als erwartet dauert.

Dies alles zeigt Ihre Bereitschaft, an den zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten, und quantifiziert vor allem den Arbeitsaufwand auf Ihrem Teller. Und das gibt Ihnen Munition, um zu viel Arbeitsbelastung zu besprechen.

Angenommen, die drei verbleibenden Personen sind tatsächlich Vollzeit beschäftigt, dann ist es, wie andere gesagt haben, unangemessen, zu erwarten, dass die verbleibenden Mitarbeiter die Arbeit übernehmen.

Sie können dies Ihrem Chef den ganzen Tag mitteilen. Sie können ihn jedoch auch anzeigen.

Holen Sie sich eine Kopie von Microsoft Project (oder ähnlichem) und geben Sie Ihre Projektaufgaben und Schätzungen ein. Dies zeigt das Fertigstellungsdatum verschiedener Arbeiten an. Wenn er fragt, warum etwas nicht getan wird, können Sie ihm sagen, wann Sie beginnen und wann Sie enden werden. Wenn ihm die Antwort nicht gefällt, können Sie die Prioritäten der Aufgaben ändern, damit er früher das bekommt, was er will.

Sie können nicht mit Mathe streiten, und Mathe ist es egal, ob Sie möchten es oder nicht.

Dies ist keine "Stretch" -Situation - sie ersetzen Jake nicht. Diese Arbeitsbelastung wird die neue Normalität sein. Es macht keinen Sinn, Überstunden zu machen, um die Zeit wieder gut zu machen. Natürlich werden sie Jake nicht ersetzen, wenn Sie kostenlos arbeiten ...

Ich würde mich fragen, was der Chef weiß, was Sie nicht wissen. Denn wenn Sie wüssten, was er wusste, würde die Entscheidung wahrscheinlich Sinn machen. Zum Beispiel verlieren Sie möglicherweise einen großen Kunden und die Teamarbeitsbelastung sinkt auf 120 Stunden pro Woche ...

Sie springen jetzt mit der Waffe, um damit fertig zu werden. Ich würde Ihnen auf die Zunge beißen, bis Sie tatsächlich aufgefordert werden, mehr Aufgaben / Stunden zu erledigen und Ihrem Manager ein bestimmtes Arbeitsbeispiel vorzulegen. Befolgen Sie zu diesem Zeitpunkt die anderen hier gegebenen Ratschläge.

Ich sage dies, weil ich vor 10 Monaten einen Job angefangen habe. In dieser Zeit kündigte eine Person und eine andere Person wurde gefeuert. Ich dachte, ich wäre in der gleichen Situation wie Sie, da beide Vollzeitaufgaben zu mir kamen und nur ich. Ich habe mich damals nicht beschwert, sondern es nur leise mit einer hohen Dosis Optimismus aufgenommen. Anstatt überarbeitet / unterbezahlt zu sein, habe ich einfach ihre Arbeit besser gemacht und nie mehr als 40 Stunden pro Woche gearbeitet.