Frage:
Benötigt ein Unternehmen einen Verhaltenskodex für Besprechungen?
Melissa
2012-12-12 03:39:08 UTC
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Vor ein paar Monaten kam ein Teamwork-Berater herein und beauftragte einige von uns, einen Verhaltenskodex für Besprechungen zu schreiben. Das Beispiel, an dem er uns arbeiten ließ, war mehrere Seiten lang. Zu diesem Zeitpunkt habe ich nachgeschlagen, ob wir bereits einen solchen Code hatten oder nicht, und es stellte sich heraus, dass einer vor einigen Jahren erstellt wurde. Wie viele solcher Codes wurde er nie befolgt und schließlich ignoriert und in einen Archiv-Basecamp-Projekt-Mülleimer gegeben. Mein persönlicher Glaube ist, dass es einfach nicht funktionieren wird, von jedem Mitarbeiter zu erwarten, dass er einen so langen und ausgefeilten Code liest und durchsetzt. Die Projektmanager (von denen ich einer bin) sollten dafür verantwortlich sein, dass die Besprechungen reibungslos ablaufen, und sie haben möglicherweise verschiedene effektive Möglichkeiten, eine Besprechung durchzuführen.

Hat jemand von Ihnen Erfahrung mit der Einhaltung von Verhaltenskodizes? Haben sie für dich gearbeitet?

Junge, haben diese Berater Ihre Firma um etwas Geld betrogen !!! Wenn mich jemand bat, eine solche Aufgabe zu erledigen, würde es Stunden dauern, bis ich aufhörte, hysterisch zu lachen.
Abgeordnet aufgrund des Kommentars von HLGEM. Wenn sie ein Teamwork-Berater sind, sollten SIE das nicht schreiben? Wenn bereits eine vorhanden ist, muss diese möglicherweise nur einfacher erstellt oder projiziert werden, damit neue Mitglieder dieser Besprechungen die Grenzen durchsuchen und automatisch verstehen können.
Ich habe noch nie von einem Verhaltenskodex für Besprechungen gehört. Ich vermute, dass dies eine „Teamarbeitsübung“ ist, dh das Ziel besteht darin, das Team dazu zu bringen, zusammenzuarbeiten, um einen Verhaltenskodex für Besprechungen zu erstellen, und der daraus resultierende Kodex ist nicht nützlicher als die Türme aus Spaghetti und Marshmallows, die hergestellt werden andere Übungen.
Vielleicht war es eine Teamarbeitsübung, aber so oder so erwartet mein Chef, dass wir eine entwickeln, aber ich werde offen mit ihm sein und ihm sagen, dass ich die Ideen, die dieser Berater umsetzen wollte, nicht für realistisch oder angemessen halte für unsere besondere Situation.
Melissa, deshalb * bist * du damit beauftragt, dies zu schreiben, nicht der Berater. Dies ist Ihre Gelegenheit, sich etwas auszudenken, das für Sie funktioniert. Weitere Erklärungen finden Sie in meinem Beitrag unten.
Fünf antworten:
#1
+8
IDrinkandIKnowThings
2012-12-12 04:20:39 UTC
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Ja, sie können arbeiten.

Die wichtigen Eigenschaften eines Verhaltenskodex:

  • Seien Sie präzise und praktisch. Ein mehrseitiges Dokument ist nutzlos. Eine einzelne Seite mit 5-10 Aufzählungspunkten funktioniert viel besser.
  • Seien Sie konsistent - Die Regeln sollten für alle Personen in der Besprechung gleich sein. Besondere Ausnahmen für Manager und Führungskräfte verursachen nur Probleme. Wenn es gut genug ist, um im Code enthalten zu sein, ist es gut genug, dass auch der CEO folgt.
  • Lassen Sie sich vom Management unterstützen und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Die Menschen wollen ihren Führern folgen. Wenn ein Personenmanager den Kodex nicht durchsetzt, ist es nicht nur weniger wahrscheinlich, dass diese Person ihn selbst befolgt, sondern sie fühlt sich auch nicht befugt, ihn durchzusetzen.
  • Seien Sie nicht zu unflexibel. Regeln wie Besprechungen sollten niemals länger als 60 Minuten dauern, und müssen mindestens 24 Stunden im Voraus geplant werden. Regeln wie diese in einem CoC wirken wie zerbrochene Fenster. Wo flexiblere Begriffe wie: Organisatoren von Meetings sollten versuchen, ihre Meetings auf 60 Minuten zu beschränken und, wann immer möglich, eine Frist von Tagen vor dem Meeting einzuhalten verboten, wenn das wirkliche Leben die Regeln überschreitet.
Und was machen Sie dann, wenn Ihr Manager gegen die Regeln verstößt? Und was ist, wenn das Meeting länger als eine Stunde dauert und das nächste Meeting zu spät kommt? Verlieren sie zehn Minuten oder ist jedes Meeting dann zu spät? Was passiert, wenn Sie in einer Besprechung sind und der Vorsitzende hereinkommt und sagt, er brauche den Raum? Nach meiner Erfahrung wird jedes Unternehmen, das einen Verhaltenskodex für Besprechungen benötigt, wahrscheinlich nicht die Kultur haben, diesem zu folgen.
Die erste Regel für die Besprechungsetikette lautet, dass der Besprechungsleiter sie nach Belieben ausführen kann, sofern er sie unter Berücksichtigung der zeitlichen Einschränkungen der Teilnehmer und aller Personen, die den Raum danach gebucht haben, ausführen kann.
Zu wem man gehen soll, wenn die Regeln gebrochen sind, hat jeder einen Chef; sogar der CEO (der den Eigentümern / dem Verwaltungsrat antwortet). Wenn jemand Ihre Zeit chronisch in Meetings verschwendet, die schlecht konzipiert oder schlecht verwaltet wurden, gehen Sie zu seinem Chef und erklären Sie das Problem.
@KeithS: Warten Sie im Ernst, Sie würden in den Verwaltungsrat gehen mit "Der CEO bricht immer wieder diesen Verhaltenskodex, den wir geschrieben haben"? Viel Glück.
@pdr - deshalb habe ich gesagt, dass das Management mit gutem Beispiel vorangehen muss. Aber das wirkliche Leben passiert. Es ist eine Sache, wenn die gelegentliche Besprechung vorbei ist. Es ist eine andere, wenn ein Manager routinemäßig 75 Minuten für eine 60-minütige Besprechung benötigt. Er hatte auch solche Manager. Arbeiten sie immer nein. Aber sie können, wenn das Management an Bord ist. Vertrauen Sie mir, wenn Ihr Manager lange mit einer anderen Gruppe zusammentrifft und darauf wartet, dass andere Manager davon erfahren. Jeder hat einen Chef.
@Chad: Vielleicht bin ich zynisch, weil der letzte Ort, an dem ich gearbeitet habe, JEDER Manager so war. Je höher sie waren, desto schlimmer waren sie. Ich habe noch nie an einem anderen Ort gearbeitet, an dem ein Dokument mit einer Besprechungsetikette benötigt wurde, und an dem Ort, an dem ich das Gefühl hatte, dass wir eines benötigen, haben wir eines geschrieben, und es machte keinen Unterschied.
@pdr Sie können die beste Idee für das größte Produkt der Welt haben und wenn Sie schlechtes Management haben, kann es das Unternehmen aus dem Geschäft bringen.
+1 für den ersten Punkt. Der Verhaltenskodex für Besprechungen sollte nicht wesentlich länger sein als diese gute Antwort.
Wenn der CEO eines Unternehmens die Richtlinien, die ich in meiner Antwort angegeben habe, nicht einhalten kann, die, wie gesagt, nicht mehr oder weniger als die alltägliche professionelle Höflichkeit sind, wie zum Teufel ist er dann dazu gekommen, CEO von irgendetwas zu sein?
@pdr: * Meiner Erfahrung nach wird jedes Unternehmen, das einen Verhaltenskodex für Besprechungen benötigt, wahrscheinlich nicht die Kultur haben, ihm zu folgen. * - Bingo! Fantastischer Punkt.
#2
+4
KeithS
2012-12-12 05:35:34 UTC
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Hier ist ein Beispiel für einen Verhaltenskodex, den ich in 15 Minuten zusammengestellt habe:

  • Der "Besprechungsleiter" (wer auch immer den Vorsitz führt oder präsentiert) kann die Besprechung nach Belieben durchführen, ohne Rücksicht auf oder Alle folgenden Regeln, außer :
  • Der Leiter muss das Meeting in Bezug auf seine Teilnehmer, ihre persönliche / berufliche Stellung und ihren Ruf sowie ihre Zeitliche Einschränkungen sowie die zeitlichen Einschränkungen außerhalb der Wände des Besprechungsraums und
  • Abweichungen von den folgenden Regeln müssen vom Teilnehmer den Teilnehmern klar mitgeteilt werden vor oder zu Beginn des Meetings.
  • Der Leiter sollte das Meeting pünktlich zum geplanten Zeitpunkt beginnen oder eine Verschiebung im Voraus mitteilen.
  • Die Teilnehmer sollten am Tagungsort anwesend sein und genügend Zeit haben, um Platz zu nehmen und sich bis zum Startzeitpunkt auf das Treffen vorzubereiten.
  • Der Leiter sollte die Ziele / Ziele / Tagesordnung des Treffens klar kommunizieren Besprechung mit allen Teilnehmern vor oder zu Beginn der Besprechung.
  • Der Leiter hat vom Beginn der Besprechung an das "Wort" (das Recht zu sprechen und gehört zu werden), bis er etwas anderes sagt, und ist der Nur einer, der das Wort eines anderen Redners ergreifen darf.
  • Die Teilnehmer sollten demjenigen, der das Wort hat, ihre volle Aufmerksamkeit schenken und keine ablenkenden Aktivitäten ausführen oder sich höflich entschuldigen, sich mit dringenden externen Angelegenheiten zu befassen.
  • Wer das Wort hat, sollte sich bemühen, von allen anderen präzise, ​​artikuliert und klar gehört zu werden.
  • Der Versammlungsleiter sollte sich bemühen, das Treffen zum Thema und zu jeder zivilen Diskussion zu führen. Die Teilnehmer sollten jeden Versuch des Leiters beachten, das Thema zu wechseln oder die Diskussion zu beenden.
  • Die oben genannten Regeln gelten ausnahmslos für jeden Besprechungsleiter und alle Teilnehmer, unabhängig vom relativen Gehalt, dem hierarchischen Status, der geschäftlichen / zwischenmenschlichen Beziehung. oder Ego.
  • Wie Sie sehen, muss ein Verhaltenskodex für Besprechungen nicht ausführlich, detailliert oder übermäßig verbindlich sein. Ziemlich alles oben Genannte ist kaum mehr als übliche Höflichkeit und in jeder beruflichen zwischenmenschlichen Situation zu erwarten.

    äh nein, ein Besprechungsleiter sollte keine Besprechungen durchführen, "wie er möchte" - ich würde vorschlagen, Citrine oder Roberts als Leitfaden zu verwenden.
    Ähm, ja, das werde ich weitergeben. Roberts 'Ordnungsregeln sind angeblich die Art und Weise, wie meine Kirche Versammlungen abhält, und wir verbringen mehr Zeit damit, über das parlamentarische Verfahren zu streiten, als tatsächlich Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus gibt es mehrere mögliche Formate für Besprechungen, die gegen einige oder alle der oben genannten Regeln verstoßen und dennoch für bestimmte Arbeitsgruppen einwandfrei funktionieren.
    #3
    +1
    Akira71
    2012-12-12 05:10:40 UTC
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    Ja, ein Verhaltenskodex für Besprechungen sollte in irgendeiner Form implementiert werden. Ich habe selbst nur wenige einfache Regeln für unser Büro:

    • Rufen Sie nur ein Meeting mit den Personen an, von denen erwartet wird, dass sie die Entscheidungen treffen (keine Personen für CYA hinzuzufügen).
    • Haben Sie eine vorbereitete Tagesordnung in der Einladung und in der Besprechung.
    • Haben Sie eine festgelegte Zeit für die Besprechung und gehen Sie nicht darüber hinweg, sondern brechen Sie früh ab, wenn die Besprechung beendet ist.
    • Starten Sie pünktlich

    Wirklich, das ist es für unser Unternehmen. Keine Seiten mit Regeln, aber genug, um fertig zu werden. Meetings sind für die meisten eine enorme Zeitverschwendung. Wir streben immer nach Antworten und Entscheidungen ohne Besprechung und konnten viele von unserem Arbeitsplatz abschneiden.

    Reicht das für einen Verhaltenskodex? Nicht traditionell im HR-Sinne, aber es reicht aus, überschaubare Besprechungen abzuhalten, und es ist einfach genug, an der Wand unserer Hauptbesprechungsräume zu posten.

    Ich hoffe, das hilft zusätzlich zu den anderen hervorragenden Antworten.

    #4
    +1
    jmort253
    2012-12-12 11:55:52 UTC
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    Meine Erfahrung mit einem Führungsberater:

    Wir hatten einen Berater, der mit uns über Führung und Management sprach. Meetings waren nur ein kleiner Teil davon, aber die Konzepte aus meiner Erfahrung sollten auch auf Ihre Situation zutreffen.

    Der Führungsberater hat uns einige Möglichkeiten ausgedacht, wie wir bessere Beziehungen zu den Menschen aufbauen können, die arbeiten Für uns und mit uns, und obwohl es wie geschäftige Arbeit schien, gab es einige Dinge, die wir aus der Erfahrung herausgenommen haben, die sich insgesamt positiv auf unsere Arbeitsbeziehungen auswirkten. Vielleicht sind wir in diesem Moment nicht alle herausragende Führungskräfte geworden, aber die Samen wurden gepflanzt ...

    Die Rolle des Beraters bestand darin, uns zu führen und uns zu helfen, einen Plan zu entwickeln, der für uns funktioniert und der Berater, mit dem Sie sich treffen, sollten Ihnen hoffentlich helfen und Sie bei der Ausarbeitung eines für Sie geeigneten Plans unterstützen.

    Warum tun Unternehmen dies?

    Unternehmen machen solche Dinge manchmal als Experimente. Über dieses große, lange Regelwerk haben Sie herausgefunden, dass niemand es erzwingt. Nun, es ist ein Beispiel für ein fehlgeschlagenes Experiment. Diese schreckliche Idee schien nicht so schrecklich zu sein, als sie ausgedacht wurde, und zum Glück starb die Idee einfach, weil sie lang, langweilig und höchstwahrscheinlich sehr trocken war.

    Bedenken Sie, dass das Management möglicherweise intelligenter ist, als Sie ihnen zuschreiben. Vielleicht haben sie dieses sehr große Regelwerk absichtlich vergessen, da sie wissen, dass es nicht funktioniert hat.

    Verwenden Sie dies als Lernerfahrung. eine Chance zur Zusammenarbeit und Verbesserung

    Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass die Verhaltenskodex-Teamarbeit Sie dazu ermutigen soll, zusammenzuarbeiten, um ein Framework für Besprechungen zu erstellen, das Sie als Projektmanager dann zur Anpassung verwenden können Ihren eigenen Meeting-Stil. Stellen Sie sich diesen Verhaltenskodex also nicht als Liste unflexibler Regeln vor, sondern als Leitfäden, mit denen Sie die Besprechungen erfolgreich navigieren und sie dennoch auf Ihr spezielles Problem und Ihre Situation zuschneiden können.

    Dies ist der Unterschied zwischen ein Rahmen und schnelle, unflexible Regeln. Das Framework sollte Ihnen gerade genug Informationen geben, um Sie auf den Weg zum Erfolg zu bringen, ohne die endlichen Details zu diktieren.

    Wenn Sie beispielsweise größere Besprechungen abhalten als andere Projektmanager und Kunden beteiligt sind, ist dies möglicherweise der Fall Was für Sie funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für andere. Das Ziel der Übung sollte es sein, Ideen zu entwickeln, die alle Ihre Meetings erfolgreich machen und Ihnen dennoch den Raum zum Atmen bieten, den Sie benötigen, um sich an Veränderungen anzupassen.

    Wenn Sie mich heute gefragt haben, worüber wir gesprochen haben Über mit unserem Berater erinnere ich mich nicht ganz. Am Ende sollte dieses Experiment auch dann erfolgreich sein, wenn Sie alle Arbeitsblätter vergessen, die Sie mit dem Berater ausgefüllt haben. Warum? Weil die Ideen Ihre eigenen sind und hoffentlich zur zweiten Natur werden. :) Und wenn es fehlschlägt, haben Sie und das Management hoffentlich die Voraussicht, weiterzumachen und etwas anderes auszuprobieren. Hoffe das hilft!

    #5
    -1
    Jim G.
    2013-04-02 18:40:30 UTC
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    Benötigt ein Unternehmen einen Verhaltenskodex für Besprechungen?

    Theoretisch ist ein "Verhaltenskodex für Besprechungen" sinnvoll.

    • Wenn die Mitarbeiter pünktlicher wären, könnten die Besprechungen pünktlich beginnen und früher enden.
    • Wenn die Besprechungen pünktlich enden würden, wären die Konferenzräume frei, bevor nachfolgende Besprechungen beginnen.
    • Wenn die Mitarbeiter anhielten Wenn sie sich gegenseitig unterbrechen, kann jeder seinen Standpunkt zum Ausdruck bringen, und jeder wird gehört.
    • Wenn die Leute das Reservierungssystem für Konferenzräume respektieren, würden sich die Mitarbeiter niemals darüber streiten, wer die Priorität des Konferenzraums hat.

    Also okay ... Erstellen wir einen "Meeting Code of Conduct"!

    ... Aber warten Sie eine Minute ... Wer wird diesen "Meeting Code of Conduct" erstellen? ? Wer wird es ändern? Und vor allem - Wer wird es durchsetzen?

    Und was ist mit Ausnahmen? Wird das Unternehmen für "außergewöhnliche" Umstände etwas unternehmen?

    -

    Sie sehen, selbst wenn wir den idealen "Verhaltenskodex für Besprechungen" erstellen und ihn einem MS Word verpflichten könnten doc, es müsste ein lebendiges Dokument sein, Änderungen vorbehalten. Und darin liegt das erste Problem - Wer wird dieses lebendige Dokument pflegen?

    Und selbst wenn Sie diese Herausforderung bewältigen ... Was ist, wenn jemand gegen einen der Grundsätze dieses "Verhaltenskodex für Besprechungen" verstößt? Wirst du sie disziplinieren? Wenn ja, wie hoch ist die Strafe? Wann wird es verabreicht?

    Und schließlich werden Sie Ausnahmen machen? Was ist mit Stars? Was ist, wenn jemand wirklich beschäftigt ist und einfach nicht pünktlicher sein kann? Was ist, wenn jemand brillant ist und das Unternehmen auf einzigartige Weise profitabel macht, aber während eines Meetings einfach nicht den Mund halten kann?

    Jetzt haben Sie vielleicht eine Antwort auf jede meiner Fragen, aber Die Tatsache bleibt bestehen - Die Erstellung eines "Verhaltenskodex für Besprechungen" führt zu nicht trivialem Aufwand, und der Aufwand, der erforderlich ist, um ihn aufrechtzuerhalten und durchzusetzen, wird wahrscheinlich zu einer frühen Veralterung führen.



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