Obwohl klar ist, dass Sie nur höflich und effektiv sein wollten, scheint es mir, dass es einige subtile Probleme mit den von Ihnen gesendeten E-Mails gibt, die dazu führen können, dass jemand negativ reagiert.
Kritik
Ich entschuldige mich für das erneute Senden von E-Mails ...
Dies scheint etwas seltsam. Wenn es Ihre Aufgabe oder natürliche Handlung ist, erneut eine E-Mail zu senden, ist die Entschuldigung eine Behauptung, dass Ihre Handlung eine Auferlegung ist. Wenn Sie nicht eine vollständige "Anklageprüfung" nach dem Motto "Sie werden wahrscheinlich denken, dass ich völlig unvernünftig bin, wenn Sie dies fragen. [Nachricht]" durchführen, empfehle ich, dies wegzulassen.
... aber ...
Jede Entschuldigung, auf die "aber" folgt, wird stark geschwächt oder sogar nicht mehr als Entschuldigung behandelt. Dieses einzelne Wort wird wahrscheinlich jede Erweichung beseitigen, die die Entschuldigung selbst erreicht haben könnte. Bedenken Sie, dass eine Entschuldigung bestätigt, dass etwas falsch gemacht wurde. Wenn Sie danach "aber" sagen, wird diese Anerkennung verringert, da dies genau die Handlungen rechtfertigt, für die Sie sich entschuldigen. Wenn Ihre Handlungen wirklich gerecht sind, entschuldigen Sie sich nicht dafür. Zu sagen: "Es tut mir leid, aber [starke Aussage]" in bestimmten Tönen ist in der Tat eine Umgangssprache, um nachdrücklich auszudrücken, dass es einem überhaupt nicht persönlich leid tut , außer in dem Sinne, dass es dem anderen leid tut Person ist falsch. E-Mail hat keinen Tonfall und es ist sehr einfach für jemanden, diese alternative Bedeutung zu erhalten.
... Ich habe keine Antwort erhalten ...
Diese Aussage, dass Sie keine E-Mail erhalten haben, kommuniziert den Untertext, dass die Person Ihre Erwartungen nicht erfüllt hat. Es ist weder eine Aufforderung noch ein Aufruf zum Handeln. Es ist keine neutrale Aussage - eine neutralere Aussage wäre "Ich habe noch keine E-Mail dazu gesehen." Während diese in ihrer Bedeutung identisch klingen mögen, sind sie in ihren Konnotationen sehr unterschiedlich. "Anzeigen einer E-Mail" ermöglicht die Möglichkeit, dass Sie eine E-Mail verpasst haben, die tatsächlich gesendet wurde. "Keine Antwort erhalten" bedeutet, jemanden zur Aufgabe zu rufen, als ob Sie der Chef dieser Person wären und die Leistungserwartungen besprechen.
... an meine E-Mail unten. P. >
Während dies den Ort des E-Mail-Inhalts neutral anzugeben scheint, wird es durch die Verwendung von "Meine E-Mail" durch Selbstfokussierung anspruchsvoller, ähnlich wie "SIE haben nicht geantwortet" Meine E-Mail." Dies ist eine sehr andere Mitteilung als "Ich verfolge die folgende E-Mail." Es ist auch üblicher, "unten" zu sagen, um auf den Ort des Inhalts in einer E-Mail zu verweisen. "Unter" ist in Ordnung, aber für mich besteht das Risiko, dass es sich wie eine formellere Sprache anhört, und formale Sprache wird als weniger warm angesehen.
Ich werde es begrüßen, von Ihnen zu hören.
"Ich werde" ist auf Englisch nicht idiomatisch. "Ich würde" ist die richtige Art, es zu sagen. Wenn Sie "Ich werde" sagen, wird eine Tatsachenerklärung über die Zukunft angezeigt, dass der Empfänger Ihnen tatsächlich eine E-Mail senden wird (und Sie daher von ihnen hören werden), und Sie beabsichtigen, dass sie wissen, dass Sie dieses Ergebnis benötigen. Wenn Sie "Ich würde" sagen, teilen Sie ihm die zusätzliche Erweichung mit: "Wenn Sie in der Lage sind, auf meine Anfrage zu antworten, fühle ich mich dankbar." Es ist bedingt. Dies unterscheidet sich stark vom übermittelten Untertext " Wenn Sie auf meine Anfrage antworten, werde ich zufrieden sein."
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie mehr Zeit benötigen.
Selbst mit dem "Bitte" dort fühlt es sich an, als würde man den Empfänger zur Aufgabe rufen, anstatt einfach nach dem zu fragen, was man braucht. Ein Manager, der mit seinem Mitarbeiter spricht, kann vernünftigerweise genaue Parameter für akzeptables Verhalten definieren. In diesem Fall haben Sie wahrscheinlich keine solche Beziehung zur Gegenpartei. Ist es für Sie wirklich viel nützlicher, von einem Zeitplan für eine richtige Antwort zu hören, als nur die richtige Antwort selbst zu erhalten? Jemand, der professionell ist, wird Ihnen dies selbst mitteilen, und ich würde zögern zu erwarten, dass jemand positiv darauf reagiert, es sei denn, es besteht eine implizite Vereinbarung und das Verständnis, dass Sie die Befugnis besitzen, die Einhaltung zu fordern.
Vorschlag
Hier ist, was ich stattdessen vorschlagen würde. Es ist schwierig, genau zu werden, da ich nicht viele Details darüber sehe, wie die Beziehung zwischen Ihnen und der Gegenpartei tatsächlich ist oder welche Aufgabe Sie von ihnen verlangen. Aber hier sind ein paar Beispiele:
Wenn Sie an Projekt X arbeiten und Ihr eigener Erfolg von ihrem verspäteten Ergebnis Z
Sehr geehrte Gegenpartei,
Mein Manager fragt mich nach einem voraussichtlichen Fertigstellungstermin für mein Projekt X. Das Projekt wartet nun auf die Z-Informationen von Ihnen. Gibt es irgendetwas, das Sie davon abhält, einen geschätzten Zeitplan für die Fertigstellung von Z zu teilen, damit ich meinem Chef mitteilen kann, was ihn erwartet?
Dies beseitigt alle Schuldzuweisungen, alle "Aufrufe zur Aufgabe" oder starke Kritik und bringt einfach die krassen Geschäftsdetails nach Hause: Sie benötigen Z, damit Sie X vervollständigen können. Wenn Sie die Autorität eines Drittanbieters (Ihres Chefs) verwenden, fragen Sie für Hilfe bei einem persönlichen Problem. Dies weckt Sympathie und erleichtert es, die Anfrage nicht persönlich zu nehmen. Wenn Sie fragen, ob der Empfänger durch irgendetwas daran gehindert wird, eine Zeitleiste zu teilen, laden Sie ihn ein, "Nein" zu sagen, was die Leute gerne tun. Sie bitten ihn auch implizit, sich selbst zu erklären, wenn es einen Grund gibt, warum er die Aufgabe nicht erledigen oder Ihnen keine Schätzung geben kann, aber dies auf sehr höfliche und nicht konfrontative Weise.
Wenn Sie die haben Recht zu erwarten, dass die andere Person die Aufgabe ausführt, z. B. um die von Ihnen bestellte Arbeit abzuschließen.
Sehr geehrte Gegenpartei,
Überprüfen Sie einfach den Status der folgenden Anfrage. Vielleicht habe ich eine Antwort verpasst oder etwas ist auf Sie zugekommen.
Wenn Sie uns mitteilen könnten, wo sich die Dinge befinden, würde ich es begrüßen!
Mit freundlichen Grüßen
Pamela
Warum weich sein
Dies mag sehr unformell erscheinen, aber das ist durchaus beabsichtigt. Eine Sache, vor der Sie eine solche E-Mail retten kann, ist Ihr eigenes menschliches Versagen oder Ihr Mangel an Informationen. Hier sind eine Reihe von Möglichkeiten, bei denen eine weiche E-Mail wie diese dazu führt, dass Sie gut aussehen, anstatt wie ein Idiot:
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Der Empfänger hat geantwortet, aber Ihr E-Mail-System ist defekt. Oder die Antwortadresse war falsch. Oder Sie haben die E-Mail versehentlich gelöscht. Oder die E-Mail wartet in Ihrem Posteingang, aber Ihr E-Mail-Client kommuniziert stillschweigend nicht mit dem Server und muss neu gestartet werden.
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Der Empfänger arbeitet nicht für das Unternehmen mehr.
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Der Empfänger glaubt zu Recht, dass das, wonach Sie fragen, nicht in seiner Verantwortung liegt, und es sind die Aufzeichnungen Ihres Unternehmens, die in irgendeiner Weise ungenau sind.
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Der Empfänger hat an eine andere Person in Ihrem Unternehmen geantwortet, und das Problem ist bereits behoben.
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Der Empfänger hatte einen Todesfall in der Familie und hat gerade kehrte zur Arbeit zurück.
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Der E-Mail-Server des Empfängers stürzte ab und verlor tagelange E-Mails, ohne dass eine Wiederherstellung möglich war oder ob Sie die E-Mail zum ersten Mal gesendet haben.
Ihr Chef hat für diesen Empfänger eine besondere Ausnahme gemacht, ohne es Ihnen mitzuteilen.
... und so weiter und so fort.
Meiner Meinung nach ist es immer am klügsten, diese Dinge aus der Perspektive von "hmmm, könnten Sie mir helfen, mehr über diese Situation zu verstehen" zu betrachten, als Menschen zur Aufgabe zu rufen - selbst wenn man der Chef ist und hat angeblich die Befugnis dazu.
Noch eine Idee
Liebe Gegenpartei,
Es scheint, als ob die folgende E-Mail von vor einigen Wochen Mai wurden vermisst. Würde es Ihnen etwas ausmachen, einen Blick darauf zu werfen?
Grüße,
Pamela
Meiner Meinung nach, wenn das Problem wirklich eines ist, das die Gegenpartei Ihnen schuldet Wenn dies fehlschlägt, ist dies eine der professionellsten und effektivsten Möglichkeiten, dies zu beheben.