Ich würde einfach und kurz die Umstände erklären und die Person fragen, ob sie ihr Ende überprüfen würde. Lassen Sie natürlich die Möglichkeit offen, dass es sich um einen Fehler einer anderen Person (einschließlich Ihres eigenen) handelt.

Sofern die andere Person nicht völlig unbeschreiblich ist, sollte dies akzeptabel sein.

Sei höflich, sympathisch und verständnisvoll. Sie haben bereits angegeben, dass Sie nicht der Meinung sind, dass dies beabsichtigt war und dass Sie nicht belästigt wurden.

Ein gutes Beispiel für das, was Sie sagen könnten, könnte sein:

"Hallo {person},

Vielen Dank, dass Sie mir die von mir angeforderte {Datei} gesendet haben. Haben Sie zufällig aktuellere Versionen? Die, die Sie mir gesendet haben, ist mit meiner identisch, und ich habe mich gefragt Wenn meine Kopie bereits vollständig auf dem neuesten Stand war. Es ist durchaus möglich, dass dies der Fall ist, aber ich möchte nur sicher sein. Wenn Sie mich wissen lassen und eine aktualisierte Version senden könnten, die Sie haben, wäre ich es wirklich Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten, insbesondere wenn sich herausstellt, dass ich bei den ursprünglichen Dateiversionen einen Fehler gemacht habe.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und nochmals vielen Dank!

~! Acolyte "

Überprüfen Sie, ob es sich um einen Fehler handelt.

Stellen Sie sicher, dass Sie auf den richtigen Link geklickt haben. Verwenden Sie Vergleichsdokumente, um sicherzustellen, dass keine Änderungen vorgenommen wurden (oder verwenden Sie eine Prüfsumme, wie Sie es getan haben). Bevor Sie eine Anfrage stellen und eine Schlussfolgerung ziehen, sollten Sie Ihre Sorgfalt walten lassen, um einige Kopfschmerzen zu vermeiden.

Das Problem mit der E-Mail

E-Mail ist ein wirklich sehr unordentliches Medium. Sie senden gleichzeitig an mehrere Personen, von denen einige möglicherweise nicht bekannt sind, und der Tonfall ist nicht zugeordnet. Dies bedeutet, dass es ein Spielplatz für alberne Manager und Leute ist, die zu groß für ihre Briten sind, um im Kontext der E-Mail zu lesen, was sie wollen.

Aus diesem Grund schlage ich einen kurzen IM- oder Telefonanruf vor ( zu einer minimal aufdringlichen Zeit, wie als erstes am Morgen oder kurz nach dem Mittagessen). Auf diese Weise können Sie direkt mit der Person sprechen, es ihnen leicht machen, sie sofort zu beheben (anstatt eine weitere Anfrage im Posteingang zu werden) und Ihren Tonfall Informationen übermitteln, die in einer E-Mail verloren gehen.

Wenn Sie eine E-Mail senden, empfehle ich dringend, sie nur an die Person zu senden, die die Datei gesendet hat. Entfernen Sie alle CCs und senden Sie einfach eine einfache E-Mail wie:

Hey John, ich habe die Datei, die Sie gestern gesendet haben, noch einmal überprüft, aber sie wurde seit dem letzten Mal nicht aktualisiert. Wenn Sie eine Chance bekommen, können Sie sie sich ansehen und bei Bedarf aktualisieren? Vielen Dank.

Die Schlüssel sind:

1. Erklären Sie, dass Sie bereits
2. aktiviert haben. Geben Sie ihnen eine eindeutige Aktion
3. Fügen Sie keine negative Sprache hinzu, die Schuldzuweisungen vornimmt.
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E-Mails fühlen sich von Natur aus "ernst" an. Daher kann es eine gute Strategie sein, sie kurz zu halten, um den Ernst zu mindern. Wenn Sie dieselbe obige E-Mail auf unglaublich formelle Weise formatieren, fühlt es sich völlig anders an:

Hey John,

Ich habe die Datei, die Sie gestern gesendet haben, noch einmal überprüft, aber Es wurde seit dem letzten Mal nicht aktualisiert.

Wenn Sie eine Chance bekommen, können Sie sie sich ansehen und bei Bedarf aktualisieren?

Vielen Dank im Voraus, - Nick

Wie nervig, was? Mein Ansatz ist normalerweise etwas, das nicht versucht, ihnen die Schuld für den Fehler zu geben, sondern deutlich macht, dass sie nicht den richtigen Artikel gesendet haben.

"Hi {so-and-so}. I. Es tut mir leid, wenn ich vage in meiner Anfrage war. Ich habe bereits Version X mit dem Datum MMDDYYYY der Datei und ich glaube, es gibt eine neuere Version Y, denke ich von gestern? Könnten Sie die neueste senden, oder wenn Sie Haben Sie es nicht, lassen Sie mich wissen, wen ich fragen soll? Vielen Dank für Ihre Hilfe. Tut mir leid, dass ich Sie weiterhin nerve. "

Nun, Sie wissen verdammt gut, dass sie es vermasselt haben, aber Sie spielen nett Kerl. Und so und so wird nicht sauer sein (sollte aber peinlich sein).

Ich würde schreiben:

Hallo,

Der Download-Link für das Dokument gibt immer noch die vorherige Version an, obwohl die auf der Seite angezeigte Version hat wurde aktualisiert.

Prost ...

Dies ist ein Feedback, das ihnen genauso hilft wie Ihnen.