Wie kann man vermitteln, dass Sie die Person sind, nach der sie fragen?

Ich denke, der Hauptgrund für die Verwirrung ist nicht die anfängliche Begrüßung, sondern das "Ja". Es ist unklar, ob Sie "Ja, machen Sie weiter" oder "Ja, ich hole ihn einfach für Sie" meinen, weshalb Sie in Sekundenbruchteilen zögern, wenn sie versuchen, herauszufinden, was Sie gemeint haben.

Die normale Art zu antworten, wenn sie gebeten haben, mit Ihnen zu sprechen, besteht darin, "Sprechen" zu sagen.

Dies kann kurz sein:

"Can Ich spreche bitte mit John Smith. "
" Sprechen. "
" Ah, hallo John. Können Sie mir bei ... helfen? "

Oder länger :

"Kann ich bitte mit John Smith sprechen?"
"John Smith spricht. Wie kann ich Ihnen helfen?"
"Ich habe tatsächlich nach Informationen gesucht ... "

Sie können auch

ersetzen. Dies ist John Smith.

oder

Sie haben John Smith erreicht.

anstelle von "John Smith spricht". oben.

Professionelle Beantwortung des Telefons

In Bezug auf Ihre eigentliche Frage lautet eine übliche Methode zur Beantwortung des Telefons in einer professionellen Umgebung:

Manchmal sagen die Leute einfach

Guten Morgen / Nachmittag. ABC Systems.

und dies ist auch akzeptabel, aber das "Wie kann ich helfen?" klingt meiner Meinung nach für den Kunden zugänglicher.

Wenn Sie ein größeres Unternehmen mit vielen Niederlassungen sind, können Sie auch den Standort hinzufügen:

Guten Tag. ABC Systems Edinburgh. Wie kann ich helfen?

Sie können Hallo anstelle von "Guten Morgen" ersetzen, wenn Sie damit besser vertraut sind. Am wichtigsten ist es, bequem und freundlich zu klingen.

Denken Sie daran, dass selbst wenn Sie "John sprechen" oder "John Smith sprechen" sagen, sie Ihren Namen möglicherweise nicht verstehen und dennoch darum bitten, mit John Smith zu sprechen. Dann folgen Sie einfach den Ratschlägen in meinem ersten Abschnitt.

Beantworten des Telefons über eine direkte Leitung

Aufgrund der Tatsache, dass Sie sagten, die Leute hätten Sie namentlich gefragt, nahm ich an, dass Sie antworteten die Haupttelefone. In diesem Fall sind Sie das Gesicht des Unternehmens und müssen formeller und entgegenkommender sein.

Wenn Sie jedoch nur einen direkten Draht zu Ihnen beantworten, können Sie etwas anders antworten.

Für einen externen Anruf würde ich immer noch den Firmennamen und Ihren Namen verwenden - auf diese Weise kann der Anrufer wissen, dass er den richtigen Ort (oder den falschen!) erreicht hat. Sie können die Begrüßung zur Tageszeit und das "Wie kann ich helfen?" aber wenn Sie es vorziehen. Wie ich bereits erwähnt habe, sind diese eher für den Fall gedacht, dass Sie das "Gesicht des Unternehmens" sind.

Also stattdessen:

ABC Systems, John spricht.

oder sogar einfach

Hallo, das ist John.

Für einen internen Anruf (der normalerweise einen anderen Klingelton hat - Fragen Sie jemanden, wenn Sie den Unterschied zwischen den verschiedenen Telefontönen nicht kennen. Sie würden den Firmennamen offensichtlich nicht verwenden. "Hallo?" Dies wäre wahrscheinlich auch für einen internen Anruf in Ordnung, insbesondere in einem kleinen Unternehmen.

Noch ein paar Tipps

Vieles davon hängt von der Arbeitsumgebung, Ihrem Unternehmen und die Art von Menschen, die Sie anrufen. Sie müssen beurteilen, wie viel von einer Begrüßung verwendet werden soll.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, würde ich empfehlen:

• Zuhören, wie andere Personen in Ihr Unternehmen beantwortet das Telefon und den Grad der Formalität, den es verwendet. Auf diese Weise können Sie feststellen, wie die Unternehmenskultur aussieht und was angemessen ist. Sie müssen nicht genau wie sie sagen, aber es sollte Ihnen eine grobe Anleitung geben, wenn Sie sich nicht sicher sind.
• Hören Sie zu, wie Kunden Sie am Telefon begrüßen. Wenn es hauptsächlich Menschen sind, die Sie persönlich getroffen haben, sind sie wahrscheinlich vertrauter als Fremde, mit denen Sie noch nie gesprochen haben. Wenn die Mehrheit Ihrer Anrufer der eine oder andere ist, können Sie Ihr Telefon entsprechend anpassen.

Wie ich im Eröffnungsabschnitt erwähnt habe, denke ich, dass es das "Ja?" Ist. nicht das "Hallo?" Das ist das Problem. Wenn Sie also beim "Hallo" bleiben und einfach ändern möchten, wie Sie kommunizieren, dass Sie die Person sind, nach der sie gefragt haben, wäre das wahrscheinlich in Ordnung.

Ich gehe fast immer ans Telefon, indem ich "Hallo, das ist Joe" oder "Das ist Joe" sage.

Es scheint sicherzustellen, dass die Person, die mich anruft, tatsächlich mit wem sie spricht Ich kenne Leute, die Dinge wie "ABC-Telekommunikationsabteilung des Unternehmens, Steve spricht" sagen, was in Ordnung ist, aber für mich scheint es ein bisschen zu formal. Wenn Sie ein Kundenvertreter oder eine Person sind, die mit Kunden des Unternehmens in Kontakt steht, ist es wahrscheinlich am besten, formeller zu sein.

Ich bin eher knapp:

Wenn die meisten Anrufe von außen kommen, würde ich normalerweise

"ABC-Systeme"

sagen Fügen Sie nicht "Guten Morgen" oder "Guten Nachmittag" hinzu, da ich bedauerlicherweise dazu neige, den Überblick über die Zeit zu verlieren, wenn ich an etwas arbeite, das meine volle Aufmerksamkeit erfordert.

Ich vermute, dass Sie dies nicht getan haben Erkenne deinen Namen "Carel Nel", weil du gestresst warst und der Grund, warum du gestresst warst, ist, dass du dich damit beschäftigt hast, was du als nächstes sagen sollst leer :)

Sie müssen auf jeden Fall eine professionelle Begrüßung erstellen, mit der Sie vertraut sind und die die Aufgabe für Sie erledigt, nämlich fehlerhafte Anrufe von Ihnen wegzuleiten. Ich schlage "ABC Systems" vor, weil Sie dort arbeiten, und Sie sollten in der Lage sein zu sagen, wo Sie arbeiten, ohne darüber nachzudenken und darüber nachzudenken ... Lassen Sie nach der ersten Begrüßung einfach die andere Partei sprechen und nehmen Sie die führen - schließlich wissen sie, was sie wollen und Sie nicht - und gehen mit dem Fluss :)

Noch einmal (und Sie wissen es bereits) - dies ist nicht Ihr Zuhause, sondern Ihr Ort von Arbeit. Sie können die Leute zu Hause so begrüßen, wie Sie möchten, aber bei der Arbeit sind Sie die Stimme des Unternehmens, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen. Daher ist es notwendig, dass Ihre Begrüßung professionell und repräsentativ für das Unternehmen ist. Sie müssen keine Empfangsdame spielen, wenn Sie nach der Begrüßung alle eingehenden Anrufe mit Ausnahme der offensichtlich falschen Rufnummern an die Empfangsmitarbeiter weiterleiten können. Sie sind darin geschult, eingehende Anrufe anzunehmen und sie entsprechend weiterzuleiten. Sie sind nicht ausgebildet und wenn es Ihnen ein Trost ist, bin ich es auch nicht - Mit den Worten meines Lieblingsschauspielers Clint Eastwood: "... Ein Mann muss seine Grenzen kennen ..." :)

Persönlich denke ich, dass Sie das Problem wirklich überdenken. Sei höflich und freundlich. Zum Beispiel:

Ich: "Hallo"

Anrufer: "Guten Tag, kann ich bitte mit Carel Nel sprechen?"

Ich: " Sprechen. Wer ist das? "

Anrufer: Identifiziert sich selbst. Das Gespräch beginnt.

Oder wenn Sie das Gespräch beginnen:

Ich: "Hallo" / "Hiya / Hi", ist dies [etwas zufällig Name]?

Sie: "Es ist ja" oder ein gleichwertiges

Ich: "Hallo, wie geht es dir - das ist Carel Nel, ich rufe von so und so an "oder wenn intern:" Dies ist Carel Nel in "so und so einer Abteilung.

Denken Sie daran - es ist Ihr Ton und Ihre Intonation, die ebenfalls sehr wichtig sein werden. Ich befürworte nicht, "yo" oder "whassup" zu sagen, aber wenn Sie den Anruf mit "Hallo", "Carel Nel", "Carel Nel sprechen" oder einer ähnlichen Begrüßung beantworten, wird es Ihnen gut gehen. Sie beide möchten zur Sache kommen, und als Mitentwickler weiß ich, wie beschäftigt die Arbeit sein kann. Machen Sie es nicht unangenehm oder schwierig, identifizieren Sie sich einfach und lassen Sie das Gespräch beginnen.

Eine Sache würde ich sagen - obwohl andere es vorgeschlagen haben, und dies ist eine reine Persönliche Meinung, ich verachte etwas in dieser Richtung "Hallo, das ist Carel Nel, wie kann ich Ihnen heute helfen?".

Vielleicht liegt es daran, dass ich in der Telekommunikation arbeite und hatte viel Erfahrung im Umgang mit Call Centern, aber es klingt für mich mechanisch und roboterhaft. Vielleicht ist es meine Irischheit und die Tatsache, dass ich eine Persönlichkeit haben möchte, aber ich nur trotz dieses Ansatzes! Sagen Sie stattdessen einfach "Hallo", haben Sie keine Angst, Sie selbst zu sein, bleiben Sie immer professionell und es wird Ihnen gut gehen.

Kurzer Hinweis: Viele Telemarketer werden fragen "Darf ich mit John Smith sprechen", obwohl Sie das Telefon mit "Hallo, das ist John Smith" beantwortet haben ... weil ihr Autodialer erst dann einen Menschen in die Leitung stellt, wenn dies der Fall ist ziemlich sicher, dass es nicht ihre Zeit mit einem Anrufbeantworter verschwenden wird. Wenn ich ein Klicken gefolgt von "Darf ich sprechen mit ..." höre, gehe ich davon aus, dass es sich um einen Telemarketer handelt, und antworte mit "Darf ich fragen, wer anruft" - sie sollten sich identifiziert haben, bevor sie gefragt haben trotzdem mit mir zu sprechen. Dies gibt mir die Möglichkeit herauszufinden, wer sie sind, bevor ich meine Identität bestätige, und aufzulegen.

(Tatsächlich war ich versucht, eine Antwort zu programmieren Maschine, die diese Sequenz automatisiert, da es ein Muster ist, das zuverlässig genug ist, dass ich denke, dass es tatsächlich zu einem erfolgreichen Filter gemacht werden könnte.)

Ich gehe immer ans Telefon, indem ich meinen Namen wie "Hallo, das ist John Smith" oder "Hallo, John Smith spricht" gebe. Wenn ich ein Telefon mit Anrufer-ID verwende und es jemand ist, von dem ich weiß, dass er anruft, gebe ich oft nur meinen Vornamen an.

Wenn die Person meinen Namen nicht verstanden hat und nach mir fragt, bin ich ' Ich werde meinen Namen wiederholen. Ich habe viele Gespräche geführt, die ungefähr so ​​verlaufen:

"Hallo, John Smith spricht."

"Kann ich bitte mit John Smith sprechen?"

"Ja, John Smith spricht."

Ich bekomme selten Anrufe von Kunden, aber wenn ich ein Arbeitstelefon beantworte und weiß, dass es sich um einen externen Anruf handelt oder möglicherweise Wenn Sie ein externer Anruf sind, sage ich: "XYZ Company, John Smith spricht."

Einige Unternehmen haben lange Skripte, von denen sie erwarten, dass sie jemandem folgen, wenn sie den Anruf entgegennehmen, z. B. "Hallo, XYZ Company, Ihr Quelle für die besten Widgets und Foobars, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche geöffnet und im gesamten Großraum verfügbar. Dieser Anruf kann zu Schulungszwecken aufgezeichnet werden. Mein Name ist John Smith, und ich werde gerne dienen Sie in irgendeiner Weise möglich. Was ist der Zweck Ihres Anrufs heute? " Persönlich nerven mich diese zum Teufel, wenn ich ihnen zuhören muss. Ich hatte ein paar Mal die Firma, die mir ein solches Skript gegeben hat, und ich habe es immer ignoriert und niemand kümmert sich darum. Aber ich bin mir sicher, dass es Jobs gibt, bei denen Sie entlassen werden könnten, weil Sie das Skript nicht befolgt haben.